1.3.5. El expediente terminológico

Es el resultado de una investigación puntual o temática destinada a la actualización de una base de datos o a la normalización por parte de un comité de terminología. Toda investigación terminológica encaminada a elaborar un expediente terminológico incluye la información necesaria para comprender un determinado concepto, y utilizarlo correctamente (por ejemplo, términos preferidos, sinónimos, variantes ortográficas, variantes sintácticas, abreviaturas, marcas de uso, etc.). Así pues, en el expediente prevalecen los fragmentos extraídos de los documentos consultados (definiciones o contextos), a los que se denomina pruebas textuales y sirven para comprobar la fiabilidad del análisis. De gran valor son también las explicaciones detalladas por parte del terminólogo u otros especialistas acerca del término en estudio.

El expediente es, por definición uninocional, esto es, trata sobre un solo concepto, señalando las características que lo diferencian de los otros conceptos del campo de especialidad en estudio. A medida que el terminólogo avanza en su investigación, puede ocurrir que lo que en un principio consideró un solo concepto se refiere a dos o más conceptos diferentes. En ese caso, deberá separar la información que ha obtenido en tantos expedientes como conceptos deba estudiar.

El expediente terminológico de una investigación puntual será más breve que el expediente de investigación temática, el cual se compone de múltiples expedientes.

Es importante que sea sumamente organizado y sistemático en la preparación de sus expedientes pues es posible que sirvan para poner al día una base de datos, o bien, sean utilizados por un comité de normalización para fines de revisión, debate y toma de decisiones.

Puede elaborar sus expedientes terminológicos en formato impreso (una carpeta tradicional con todos los documentos escritos ordenados) o en formato electrónico (archivos electrónicos guardados en una carpeta de su computadora). Lo más importante es que guarde en un mismo lugar toda la información relativa a un concepto, sus designaciones y su uso, de forma que pueda consultarla con facilidad.

La información contenida en un expediente se sintetiza en fichas terminológicas. Dichas fichas incluyen la información necesaria para identificar y delimitar al concepto. No deben presentar información incorrecta o ambigua y se deben evitar las repeticiones y toda información innecesaria. Las principales categorías de información que figuran en una ficha terminológica son: la definición, el contexto, las observaciones que brindan información aclaratoria sobre el concepto o el uso del término, los ejemplos de uso, la fraseología, así como las fuentes de toda la información consignada.