3.7.2. El tratamiento informático de las fichas
Para visualizar la información sobre las distintas operaciones
relacionadas con la gestión de las fichas
terminológicas, haga
clic en el nombre correspondiente.
Creación/Actualización/Anulación
A medida que se encuentran nuevos conceptos se van creando y
agregando nuevas fichas a la base
de datos. Transcurrido cierto tiempo desde
la creación de dichas fichas, es conveniente revisarlas sistemáticamente
a fin de asegurarse de que la información siga siendo válida.
Puede
que al actualizar una ficha convenga añadir una nueva prueba
textual o sustituir la información existente por otra más
reciente. Quizás deba consignar un sinónimo,
una marca
de uso o hasta transferir
la información a alguna ficha nueva antes de anular la ficha existente.
Estos procesos, en ocasiones llamados creación, modificación
y anulación, sirven para garantizar la actualidad y precisión
de la información contenida en su base de datos.
Referencias cruzadas
En algunos casos, puede decidir establecer referencias cruzadas
entre dos o más fichas, por ejemplo, si se trata de términos antónimos,
seudosinónimos,
o incluso si desea vincular algún concepto con su superordenado o subordinado.
Cualquiera
que sea el método que siga para crear referencias cruzadas
en su base de datos, recuerde ser siempre coherente y tenga en cuenta que el
modificar una ficha con remisiones puede afectar a otras fichas.
Gestión
La gestión de una base de datos terminológicos
es una tarea laboriosa y delicada. Por ejemplo, si decide actualizar las fichas
de un determinado campo, empezando por las más antiguas, deberá utilizar
la fecha y el código del campo como criterio de extracción.
Si decide asignar a una persona la responsabilidad de gestionar
cierto grupo de fichas, deberá también brindarle la posibilidad
de extraerlas, modificarlas y reimportarlas a la base.
Importación/Exportación
Si no crea sus fichas directamente en su base
de datos, es posible
que necesite importarlas de otra base. Por el contrario, si sus fichas son
creadas en su base, quizás requiera exportarlas para modificarlas y
posteriormente reimportarlas. Para lo anterior, algunos sistemas llevan incorporados
filtros que les permiten realizar dichas actividades de importación
o exportación a archivos compatibles con otras bases de datos.
Difusión
A fin de permitir que otros usuarios tengan acceso a sus fichas
terminológicas, deberá contar con un sistema multiusuarios, por
ejemplo, a través de una red de área local o de un sitio Internet.
Otra forma de difundir su terminología puede ser incluyéndola
en alguna publicación impresa o electrónica.
Extracción
La función extracción resulta fundamental, por
ejemplo, si se están traduciendo una serie de textos y desea extraer
un grupo de fichas y enviárselas a un traductor para indicarle los términos que se deben utilizar.
Conversión
Si desea incorporar en su base de datos fichas procedentes de
otra base, pero su sistema no cuenta con un filtro compatible con ese formato
de archivo, otras alternativas deberán emplearse. Por ej., en ocasiones
es posible agregar etiquetas para indicar que los datos de un determinado campo
en el archivo original deben colocarse en otro campo particular en su propia
base de datos. En algunos casos, puede crear macros para evitar las operaciones
de conversión más repetitivas.
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