5.4.6. ¿Dónde y cuándo se efectúa la normalización?

La creación de un consenso y la conclusión de un acuerdo se lleva a cabo en reuniones. Los comités técnicos suelen reunirse una vez al año, mientras que los subcomités y grupos de trabajo se reúnen con mayor frecuencia. Durante el período transcurrido entre las reuniones, se efectúa la investigación terminológica, se preparan los expedientes de normalización, se compilan los comentarios y observaciones, y se realizan otras actividades de trabajo preparatorio. Los miembros de los grupos utilizan cada vez más sistemas electrónicos como el correo electrónico, los grupos de discusión, los foros Internet o las teleconferencias para intercambiar información y preparar los expedientes de normalización.

Las reuniones de trabajo celebradas siguen los principios de gestión de reuniones, de tal modo que se elaboran programas oficiales y actas para documentar los conceptos problemáticos, cuestiones lingüísticas y decisiones finales acordadas. Para facilitar la organización y el trabajo del grupo se utiliza un sistema de gestión de proyectos con el que se lleva el control de los miembros del grupo, los especialistas en la materia, los calendarios de las reuniones, la distribución de los documentos, la correspondencia y el estado del proyecto.