Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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8 La correspondance

Dans l’administration publique, chaque ministère ou organisme possède son propre protocole de correspondance, qui contient des directives particulières concernant la présentation et la rédaction de la lettre. Il n’existe cependant aucun ouvrage de référence qui serve de protocole épistolaire pour l’ensemble de la fonction publique. Le présent chapitre vise à combler cette lacune. Il contient l’essentiel de ce qu’on doit savoir lorsqu’on rédige une lettre.

8.1 La lettre

8.1.1 En-tête

L’en-tête désigne la partie de la lettre où figure l’appellation officielle du ministère ou de l’organisme auquel appartient le signataire. Dans l’administration fédérale, les en-têtes de lettre sont bilingues et sont généralement assujettis aux normes graphiques du Conseil du Trésor :

En-tête : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

La règle veut que ce soit le français qui figure à gauche au Québec, et l’inverse dans les autres provinces et territoires.

8.1.2 Date et lieu

La date est un des éléments essentiels de la lettre; il faut toujours l’indiquer. Elle se place, de façon générale, dans l’angle supérieur droit, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête. Elle doit être écrite au long, sans abréviation, et n’est pas suivie du point final. Le nom du mois ne prend pas de majuscule, et on ne met pas de virgule entre l’indication du mois et celle de l’année :

  • Le 4 mars 1996 ou le 4 mars 1996

Il n’est pas courant dans la correspondance administrative d’indiquer le jour de la semaine. Cependant, si on tient à le faire, on peut l’écrire de la façon suivante :

  • Le lundi 4 mars 1996 (et non Lundi, le 4 mars 1996)

Si le papier utilisé ne comporte pas d’en-tête, la date doit être précédée du nom du lieu de départ de la lettre. Une virgule sépare alors le lieu de la date :

  • Ottawa, le 4 mars 1996

8.1.3 Vedette : généralités

On entend par vedette le nom, le titre et l’adresse complète du destinataire. Il est d’usage de placer la vedette contre la marge de gauche, quelques interlignes au-dessous de la mention de la date.

Le nom du destinataire est indiqué en toutes lettres, précédé du titre de civilité, qui est toujours écrit au long. Sur la ligne suivante figure le titre de fonction, s’il y a lieu. L’adresse complète vient ensuite. Chaque ligne commence par une majuscule, sauf si elle est la continuation de la ligne précédente :

  • Monsieur Jean Groulx
    Directeur du Transport routier
    Transports Canada
    330, rue Sparks
    Ottawa (Ontario)  K1A 0N5
Remarques
  1. Seul le point abréviatif est admis à la fin des lignes.

  2. Pour les femmes en général, qu’elles soient mariées ou non, il est recommandé de s’en tenir au titre Madame, au pluriel, Mesdames. Le titre Mademoiselle ne sera utilisé que si la correspondante y tient ou s’il s’agit d’une toute jeune fille.

  3. Le titre Docteur ne s’applique, en français, qu’aux membres de la profession médicale (médecins, dentistes et vétérinaires), et non aux titulaires d’un autre doctorat universitaire.

  4. Les titres honorifiques honorable et très honorable ne prennent pas la majuscule initiale et sont suivis des prénom et nom du dignitaire :
    • Le très honorable Jean Chrétien
      Premier ministre du Canada
    • L’honorable Lloyd Axworthy
      Ministre du Développement des ressources humaines

    Pour ce qui est du gouvernement du Québec, la seule personne qui porte le titre d’honorable est le lieutenant-gouverneur.

  5. On évitera de faire suivre le nom du destinataire de ses titres honorifiques et grades universitaires.

8.1.4 Adresse du destinataire

Les éléments de l’adresse sont assujettis à des règles d’écriture particulières. Ces règles, que nous allons passer en revue ci-après, sont conformes aux directives sur la présentation de l’adresse dite « courante » données par la Société canadienne des postes dans sa Norme canadienne d’adressage.

Il convient de présenter les éléments de l’adresse en allant du particulier au général :

  • Nom du destinataire
  • Titre
  • Nom du service ou de la division
  • Nom du ministère, de l’organisme ou de l’entreprise

a) Numéro

En français, le numéro est toujours suivi d’une virgule :

  • 15, rue Eddy
    Gatineau (Québec)

b) Odonyme (voie de communication)

Le terme générique désignant la voie de communication, comme rue, avenue, boulevard, place, chemin, s’écrit en toutes lettres et en minuscules. Mais lorsqu’il est précédé d’un adjectif ordinal, il prend une majuscule, comme c’est toujours le cas pour l’élément spécifique de l’odonyme (voir aussi 3.3.8 Voies de communication). Par ailleurs, si cet élément est composé de plusieurs termes, ces termes sont réunis généralement par un trait d’union :

  • 240, rue Deslauriers
  • 12345, boulevard des Sources
  • 7173, 1re Avenue
  • 2000, 15e Rue
  • 2610, chemin de la Côte-Sainte-Catherine
  • 165, rue de l’Hôtel-de-Ville

Il convient de toujours écrire le nom de la voie en toutes lettres et de ne pas supprimer le terme générique. Ainsi, il est incorrect d’écrire 15, Eddy, à la place de 15, rue Eddy.

c) Point cardinal

Le point cardinal prend la majuscule initiale lorsqu’il suit le nom de la rue (voir 3.3.2 Points cardinaux). Les abréviations correspondantes (E.O.S., N.) peuvent être utilisées si l’espace est insuffisant :

  • 360, rue Laurier Ouest
  • 151, boulevard Saint-Laurent E.

d) Bureau et étage

Les adresses de la fonction publique comportent souvent un numéro de bureau ou d’étage. Dans ce sens, les termes chambre et suite sont des calques de l’anglais et sont par conséquent à éviter. On indique le bureau et l’étage sur la même ligne que le nom de la rue ou, si l’on manque d’espace, sur la ligne précédente :

  • Édifice Blackburn
    85, rue Sparks, bureau 400
    Ottawa (Ontario)
  • Division de la Terminologie
    Centre de documentation
    3e étage
    165, rue de l’Hôtel-de-Ville
    Gatineau (Québec)

e) Case postale ou boîte postale

À des fins d’uniformisation, on recommande de ne plus utiliser l’expression boîte postale (et son abréviation B.P.), et de se servir plutôt de case postale (abréviation C.P.).

Il ne faut pas confondre case postale et casier postal, le casier étant un meuble, ou la partie d’un meuble, qui contient une série de cases, de compartiments.

f) Ville et province

Le nom de la ville, ou de la municipalité, s’écrit au long avec une majuscule initiale aux divers éléments de l’appellation. Il est recommandé de respecter, dans la mesure du possible, la forme officielle qui a été établie pour ce nom. Les toponymes (noms de lieux) n’ont, sauf exception, qu’une seule forme officielle.

On écrit également le nom de la province en toutes lettres, à côté du nom de la ville, entre parenthèses :

  • 1141, route de l’Église
    Sainte-Foy (Québec)
  • 340, rue Main
    Regina (Saskatchewan)

La Société canadienne des postes a établi, pour chacune des provinces, un indicatif international à deux lettres qu’elle recommande d’utiliser dans l’adresse optimale. L’emploi de ces indicatifs, qui peuvent être facilement lus par des machines, n’est pas conseillé dans la correspondance courante. Le recours à ces symboles est toutefois toléré dans les cas où l’espace est insuffisant pour écrire le nom de la province au long (par exemple dans le cas des enveloppes à fenêtre ou des étiquettes). L’indicatif est alors séparé du nom de la municipalité par une espace, et ne figure pas entre parenthèses :

Province ou territoire Indicatif
(Postes Canada)
Alberta AB
Colombie-Britannique BC
Manitoba MB
Nouveau-Brunswick NB
Terre-Neuve-et-Labrador NL
Nouvelle-Écosse NS
Territoires du Nord-Ouest NT
Nunavut NU
Ontario ON
Île-du-Prince-Édouard PE
Québec QC
Saskatchewan SK
Yukon YT

Voir aussi 1.1.26 Provinces et territoires.

g) Code postal

Le code postal doit figurer sur la même ligne que les indications de la municipalité et de la province; il est séparé de la mention de la province par deux espaces. En cas de manque de place, il figure sur la dernière ligne, contre la marge de gauche :

  • Winnipeg (Manitoba)  R3C 3G7
  • Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec)
    J3N 1L4

h) Nom du pays

Le nom du pays ne figure que sur les envois destinés à l’étranger. On le met seul sur la dernière ligne de l’adresse, en majuscules. On l’écrit de préférence en français ou en anglais, ou dans la langue du pays de destination. Pour ce qui est des autres éléments de l’adresse, on suit les usages du pays de destination :

  • Vonnie Brown
    1515 Applewood Road
    Baton Rouge LA 70808
    ÉTATS-UNIS
  • Susanna Paola
    Viale Albini 13
    24100 Bergamo
    ITALIE
  • Hotel Jesuitenmuhle
    Muhlgasse 30
    A-2320 Wien-Schwechat
    AUTRICHE

i) Traduction des adresses

Selon la Norme canadienne d’adressage de la Société canadienne des postes, l’adresse peut être rédigée en anglais ou en français, au goût du destinataire. Quelques grands principes s’appliquent cependant à la transposition des adresses en français :

  • Titre de civilité

    On est fondé de le traduire si l’on sait que l’on s’adresse à un francophone. En cas de doute, il faut s’abstenir.

  • Titres de fonction, noms de services ou de raisons sociales

    Il n’est conseillé de traduire ces mentions que si on en connaît la forme officielle en français.

  • Nom de l’immeuble

    Les génériques Tower, Complex, Centre peuvent être traduits par les termes « tour », « complexe », « centre ». Quant au terme Building, qui peut se traduire par « édifice » ou par « immeuble », il n’est pas traduit lorsqu’il entre dans une appellation dont il n’existe pas d’équivalent officiel en français.

  • Générique

    Il est conseillé de traduire uniquement les termes génériques pour lesquels il n’existe en français qu’un seul équivalent (soit Street, Avenue, Boulevard). À noter que les termes Street et Avenue ne sont pas traduits lorsqu’ils sont précédés d’un numéral ordinal :

    • 52nd Street

    On ne met pas de virgule entre le numéro et l’odonyme dans les cas où l’on n’a pas traduit celui-ci :

    • 350 Chickadee Road (et non 350, Chickadee Road)
  • Point cardinal

    Le point cardinal est traduit chaque fois que le générique l’a été.

  • Mentions Apartment, Room, Suite, Floor, Ground Floor

    Dans les cas où l’odonyme est donné en français, on traduit les termes Apartment, Room, Suite, Floor, Ground Floor par « appartement », « porte » ou « bureau », « étage », « rez-de-chaussée ».

Remarque

Les adresses ainsi traduites ne présenteront pas toujours un aspect homogène, c’est-à-dire qu’elles pourront comporter des éléments en français et d’autres en anglais. Cette incohérence apparente se justifie par le fait que chaque élément de l’adresse concerne des personnes et des services différents (le facteur, le destinataire, etc.).

j) Adresse dans le corps de la lettre

Si on doit taper l’adresse du destinataire dans le corps de la lettre (ou dans un texte suivi), les éléments sont séparés par des virgules, sauf le code postal qui est séparé de la mention de la province par deux espaces.

8.1.5 Références

Les références sont les mentions, en général un groupe de lettres ou de chiffres, qui servent au classement de la correspondance et facilitent sa consultation ultérieure. Dans l’administration fédérale, ces mentions, le cas échéant, paraissent contre la marge de droite, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête.

8.1.6 Mentions de caractère et d’acheminement

Lorsqu’une lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme mais qu’elle doit être remise à une personne en particulier, on inscrit, sous la vedette, la mention À l’attention de, contre la marge de gauche. Cette mention est soulignée et s’écrit au long. Calquées sur l’anglais, les abréviations attn ou att. ne sont pas admises :

  • À l’attention de Madame Julie Lalande

Les mentions Personnel, Confidentiel, Recommandé se mettent à gauche, au- dessus de la vedette, vis-à-vis de la date. Elles s’écrivent en majuscules et sont soulignées (voir 8.1.17 Modèle de lettre).

La mention sous toutes réserves, ou sous réserve de tous droits, se place généralement en haut, à gauche, et elle s’écrit en majuscules. L’expression sans préjudice, utilisée dans ce sens, est tenue pour un calque de l’anglais without prejudice.

8.1.7 Objet

L’objet indique, en quelques mots, ce sur quoi va porter la lettre et vise à faciliter son classement. Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle commence par la majuscule initiale et est soulignée.

  • Objet : Prochaine réunion du comité de gestion

Les mots Sujet ou Concerne sont à éviter, de même que la mention Re, réservée à la correspondance anglaise.

8.1.8 Appel

L’appel est la formule de salutation par laquelle on commence la lettre. Cette formule, qui varie selon le destinataire, doit figurer contre la marge de gauche, au-dessous de l’objet. Elle n’admet aucune abréviation, commence toujours par la majuscule et est suivie d’une virgule (et non des deux points).

Les formules d’appel les plus courantes sont :

  • Monsieur,
  • Madame,
  • Madame, Monsieur,
  • Mesdames, Messieurs,

Si la lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme, et non à une personne en particulier, la formule d’appel qu’il convient d’utiliser est Mesdames, Messieurs.

Si on ne connaît pas le nom de la personne à qui est adressée la lettre, il est recommandé d’utiliser la formule Madame, Monsieur.

Les termes des formules Madame, Monsieur, ou Mesdames, Messieurs, peuvent s’écrire sur une même ligne ou être disposés sur deux lignes différentes, l’un au-dessous de l’autre :

  • Madame, Monsieur,
         ou
    Madame,
    Monsieur,

On réservera l’adjectif cher aux correspondants que l’on connaît bien :

  • Docteur et cher ami,
  • Cher collègue,
  • Madame la Présidente et chère amie,
  • Cher Monsieur,

Il est recommandé d’indiquer dans l’appel, s’il y a lieu, le titre ou la fonction officielle du destinataire :

  • Madame la Directrice,
  • Monsieur le Ministre,
  • Madame la Députée,
  • Monsieur le Juge,
  • Maître,
  • Docteure,

Le titre Maître est réservé aux avocats et aux notaires.

On évitera de se servir de la formule À qui de droit lorsqu’on ignore le nom de la personne qui lira la lettre. Cette expression peut toutefois être utilisée à l’intérieur d’une phrase pour désigner l’autorité :

  • Veuillez vous adresser à qui de droit.

Si la lettre est adressée à une femme, il est recommandé d’utiliser la forme féminine correspondant au titre de fonction :

  • Madame la Directrice,
  • Madame la Présidente,
  • Madame la Vérificatrice,

Dans le cas d’une lettre adressée à un couple, on peut se servir de la formule d’appel Madame, Monsieur. Dans la vedette ou sur l’enveloppe, on pourra écrire :

  • Monsieur et Madame Paul et Michèle Roy
  • Madame Paule Gariépy et Monsieur Julien Falardeau
         ou
    Monsieur Julien Falardeau et Madame Paule Gariépy

8.1.9 Corps de la lettre

Il se divise en trois parties :

a) L’introduction

C’est dans le premier paragraphe que l’on fait l’entrée en matière, en rappelant une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure, par exemple.

Il faut entrer rapidement dans le vif du sujet; on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer…

L’introduction doit être simple :

  • Nous avons le regret de vous annoncer que…
  • Nous sommes heureux de vous faire part de…
  • À la suite de notre dernière rencontre…
  • Comme suite à notre conversation téléphonique du…
  • Pour faire suite à…
  • En réponse à votre lettre du…
  • Nous vous remercions de votre lettre du…
  • Nous avons bien reçu votre lettre du…
  • Vous trouverez ci-joint (ci-inclus, ci-annexé) copie de…

b) Le développement

Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes idées les unes aux autres par les charnières ou les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre, cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait).

Si la lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.

c) La conclusion

L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc., selon le cas :

  • Pour les motifs exposés ci-dessus, nous sommes d’avis que…
  • En conclusion, le Comité recommande de…
  • En terminant, je propose que…
  • Si vous désirez de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au (numéro de téléphone)…
  • Je me tiens à votre entière disposition pour discuter plus longuement de la question.

Il arrive que la formule de salutation serve de conclusion lorsque la lettre est courte. On peut ajouter en début de phrase une mention du type Dans l’espoir de vous rencontrer bientôt, Dans l’attente de vos nouvelles… Il faut toutefois veiller, dans ce genre de phrase, à donner au sujet de la proposition placée en tête de phrase le même sujet que celui de la principale :

  • Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer… (et non Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer…)
  • J’espère que ces renseignements vous seront utiles et vous prie d’agréer…
  • Je vous sais gré de l’intérêt que vous portez à cette question et vous prie d’agréer…
  • En vous remerciant à l’avance, nous vous prions d’agréer…
  • Avec nos remerciements, nous vous prions d’agréer…
  • Dans l’espoir que mes suggestions vous aideront dans votre décision, je vous prie d’agréer…

8.1.10 Salutation

La lettre se termine par une formule de politesse appelée salutation. Cette formule varie en fonction des rapports hiérarchiques ou personnels que l’on entretient avec le destinataire, et en fonction des usages établis dans l’organisation. Selon le respect que l’on désire marquer au destinataire, on commence la formule de salutation par :

  • Veuillez agréer, M…, (plus familier)
  • Je vous prie d’agréer, M…, (plus officiel)

La fin de la salutation diffère également selon le destinataire :

À un fonctionnaire ou à une relation d’affaire

  • … mes salutations distinguées.
  • … mes sincères salutations.
  • … mes meilleures salutations.
  • … l’expression de mes sentiments les meilleurs.

À un supérieur

  • … l’assurance de ma haute considération.
  • … l’assurance de ma considération distinguée.
  • … l’expression de mes sentiments dévoués.

À un ministre, à un haut fonctionnaire

  • … l’assurance de ma très haute considération.
  • … l’assurance de mes sentiments les plus distingués.
  • … l’expression de mes sentiments (très) respectueux.

Exemples de formules de salutation :

  • Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
  • Agréez, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.
  • Veuillez agréer, Docteur et Madame, l’assurance de mes meilleurs sentiments.
  • Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, l’assurance de ma considération distinguée.
  • Recevez, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments dévoués.
  • Je vous prie de recevoir, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
  • Je vous prie d’agréer, Madame l’Ambassadrice (ou Excellence), l’expression de mes sentiments très respectueux.
  • Je vous prie d’agréer, Monsieur le Premier Ministre, l’expression de ma très haute considération.
Remarques
  1. En français, on exprime des sentiments, mais non des salutations :

    • Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
    • Agréez, Monsieur, mes salutations distinguées.

  2. Lorsque le début de la phrase comporte un participe présent ou une proposition circonstancielle, il faut toujours utiliser la formule :

    • Je vous prie de recevoir…
    • Nous vous prions d’agréer…

      Ainsi :

    • Dans l’attente d’une réponse, nous vous prions d’agréer, Madame,…
    • En vous remerciant à l’avance, je vous prie d’agréer…

  3. Il est essentiel de reprendre exactement dans la salutation la formule d’appel, que l’on place entre virgules :

    • Madame la Députée,

      Je vous prie d’agréer, Madame la Députée, l’assurance de ma haute considération.

  4. Les formules du type Bien à vous, Salutations distinguées, Cordialement, etc., ne sont guère utilisées dans la correspondance administrative. Elles sont plutôt réservées à la correspondance privée ou aux notes brèves à caractère personnel.

8.1.11 Signature

La signature figure généralement contre la marge de droite, au-dessous de la formule de salutation. En principe, le titre de fonction précède le nom du signataire. Il s’écrit avec la minuscule initiale, mais l’article qui le précède prend la majuscule. Cette mention est toujours suivie d’une virgule. Si le titre de fonction ne peut tenir sur une seule ligne, il n’est pas nécessaire de commencer la deuxième ligne en retrait :

  • Le directeur,

    (signature)
    Jean Tremblay

Le titre de fonction suit le nom du signataire si celui-ci exerce les mêmes fonctions que d’autres membres du service :

  • (signature)

    Louise Lafleur,
    technicienne de laboratoire

a) La signature par délégation

Lorsque la personne qui signe la lettre agit officiellement au nom du supérieur dont elle est le fondé de pouvoir, elle doit faire précéder sa signature de la mention p.p. (par procuration) :

  • Le chef des Communications,

    p.p. (signature de Claudine Bourget)

    Claudine Bourget

Lorsque la lettre est signée par une personne autre que celle qui détient le pouvoir de signature (p. ex. un subordonné autorisé par son supérieur), la mention pour est indiquée devant le titre de fonction :

  • Pour la directrice des Services linguistiques,

    (signature de Martin Léveillée)

    Martin Léveillée

Il n’est pas d’usage, en français, d’écrire le nom de la personne pour laquelle on signe; on mentionne uniquement son titre. Toutefois, s’il est nécessaire de le faire, on peut suivre la présentation suivante :

  • Pour le directeur général, Jean Tremblay,

    (signature de Liette Laporte)

    Liette Laporte,
    adjointe administrative

Si le signataire occupe un poste à titre intérimaire, il doit généralement l’indiquer de la façon suivante :

  • Le chef par intérim du Service à la clientèle,

    (signature)

    Gilles Rochon

b) La signature double

Lorsqu’une lettre doit porter une double signature, la personne dont le niveau hiérarchique est le plus élevé signe à droite :

La secrétaire,

(signature)

Lyne Gosselin

La directrice,

(signature)

Jacqueline Benoît

8.1.12 Initiales d’identification

En règle générale, on indique à la fin de la lettre, contre la marge de gauche et à la hauteur de la signature, les initiales (prénom et nom) de la personne qui a rédigé la lettre et de la personne qui l’a tapée. On inscrit d’abord en majuscules les initiales de la première, puis en minuscules, après une barre oblique, les initiales de la seconde (voir 8.1.17 Modèle de lettre).

8.1.13 Pièces jointes

Lorqu’on ajoute des documents à la lettre, on l’indique en écrivant Pièce jointe ou Pièces jointes, en abrégé P.j. ou p.j., au-dessous de la signature, contre la marge de gauche :

  • Pièce jointe : Rapport du comité de régie
  • Pièces jointes : 2
  • p.j.
  • P.j.

8.1.14 Copie conforme

Lorsqu’on tient à ce qu’une ou plusieurs personnes reçoivent des copies de la lettre, on utilise la mention Copie conforme. Cette mention peut être écrite au long ou sous la forme abrégée c.c., CC : ou Copie :, suivie du nom de la ou des personnes concernées. Elle se place au-dessous de la mention des pièces jointes :

  • Copie conforme : M. Jean Leblanc
  • c.c. Monsieur Pierre Turgeon, directeur des Finances
  • CC : Madame Raymonde Dubé, conseillère

8.1.15 Pagination

Lorsqu’une lettre comporte plus de deux pages, il est fortement recommandé de numéroter la deuxième page et, le cas échéant, les suivantes. On peut le faire de différentes façons : au haut de la page, au centre, ou encore dans l’angle supérieur droit. On peut aussi ajouter …2 ou …/2 dans l’angle inférieur droit de la première page pour annoncer que la lettre se continue, et ainsi de suite pour les pages suivantes (…3 ou …/3, etc.).

8.1.16 L’enveloppe

On reproduit sur l’enveloppe les éléments donnés dans la vedette, c’est-à-dire le nom et l’adresse du destinataire. Ces éléments, qu’on appelle la suscription, se mettent au-dessous et à droite du centre de l’enveloppe.

Les mentions Personnel ou Confidentiel, de même que les mentions d’acheminement Par avion, Recommandé, Par exprès s’écrivent en majuscules et se placent à gauche de la suscription. Quant à la mention À l’attention de, elle peut figurer au-dessus ou à gauche de la suscription. Toutes ces mentions peuvent être soulignées.

L’adresse complète de l’expéditeur se place dans l’angle supérieur gauche de l’enveloppe.

8.1.17 Modèle de lettre

En-tête d’une lettre


PERSONNEL

le 12 février 19--

Monsieur Roger Labonté
101, promenade Colonel By
Ottawa (Ontario)  K1A 0N5

Objet : Stage de ressourcement

Monsieur,

        Conformément à ce qui a été convenu, le Service de la formation et de l’évaluation vous accueillera du 11 au 15 mars prochain à l’occasion d’un stage de ressourcement des traducteurs.

        Afin d’adapter le stage à vos besoins particuliers, nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir, au plus tard le 19 février, les documents suivants :

— le formulaire Profil du participant (ci-joint) dûment rempli;

cinq échantillons (d’au moins 500 mots chacun) représentatifs de votre travail, traduits en entier par vous et prélevés avant l’étape de la révision (inclure les versions anglaise et française de chacun des textes). Ces échantillons permettront à la formatrice de mieux cerner vos besoins.

        La formatrice communiquera avec vous avant le stage pour compléter le dossier. Par ailleurs, vous êtes prié de vous présenter à nos locaux à 9 h le lundi 11 mars.

        Les frais d’inscription seront facturés à votre organisme après la tenue de l’activité.

        Je vous remercie de faire appel à nos services. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au 819-953-4000.

        Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

Le chef de la Formation et de l’Évaluation,

(signature)

Gilles Gagnon

GG/am


p.j. Formulaire Profil du participant
c.c. Mme Lyne Laframboise, Formation et Évaluation

8.2 La note de service

Dans la fonction publique, la note de service est l’outil de communication interne de loin le plus utilisé. Elle sert à la transmission de renseignements, à la communication de directives au personnel et à l’échange d’informations. Sa présentation est généralement normalisée.

8.2.1 Éléments de la note de service

Au contraire de la lettre, la note de service ne comporte ni formule d’appel ni formule de salutation. On y retrouve cependant les éléments suivants :

  • Le nom du ou des destinataires. La note peut être adressée à une personne en particulier (son nom est alors habituellement suivi de son titre) ou à un groupe de personnes (qui font partie d’une même unité administrative ou de plusieurs unités administratives différentes, ou qui exercent les mêmes fonctions).
  • Le nom du ou des expéditeurs.
  • La date, qui peut figurer en toutes lettres ou sous la forme numérique.
  • L’indication de la cote de sécurité, s’il y a lieu.
  • Les références, s’il y a lieu.
  • L’indication de l’objet, qui résume le but et le contenu de la note.
  • Le texte proprement dit, qui est assujetti aux règles générales de la rédaction administrative.
  • Les diverses mentions, comme les initiales d’identification, les pièces jointes, les copies conformes.
  • La signature manuscrite de l’expéditeur, accompagnée ou non de son titre.

8.2.2 Modèle de note de service

En-tête d’une lettre



Destinataires /
To:

Gestionnaires du Bureau de la traduction

Expéditeur /
From:

Gilles Gagnon
Chef, Formation et Évaluation
Bureau de la traduction

Date /
Date:

le 6 mars 1996 ou Le 6 mars 1996

Objet /
Subject:

Séance d’information sur le Canadian Oxford Dictionary




Mme Katherine Barber, de la Oxford University Press of Canada, donnera un exposé sur le Canadian Oxford Dictionary le mardi 12 mars à 10 h. L’exposé durera un peu plus d’une heure et aura lieu à la pièce C-2, Phase II, Place du Portage, 165, rue de l’Hôtel-de-Ville, à Gatineau.

Les personnes intéressées doivent confirmer leur participation auprès d’Anne Miron, au 819-997-4000.



(signature)