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8.1.9 Corps de la lettre

Il se divise en trois parties :

a) L’introduction

C’est dans le premier paragraphe que l’on fait l’entrée en matière, en rappelant une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure, par exemple.

Il faut entrer rapidement dans le vif du sujet; on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer…

L’introduction doit être simple :

  • Nous avons le regret de vous annoncer que…
  • Nous sommes heureux de vous faire part de…
  • À la suite de notre dernière rencontre…
  • Comme suite à notre conversation téléphonique du…
  • Pour faire suite à…
  • En réponse à votre lettre du…
  • Nous vous remercions de votre lettre du…
  • Nous avons bien reçu votre lettre du…
  • Vous trouverez ci-joint (ci-inclus, ci-annexé) copie de…

b) Le développement

Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes idées les unes aux autres par les charnières ou les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre, cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait).

Si la lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.

c) La conclusion

L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc., selon le cas :

  • Pour les motifs exposés ci-dessus, nous sommes d’avis que…
  • En conclusion, le Comité recommande de…
  • En terminant, je propose que…
  • Si vous désirez de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au (numéro de téléphone)…
  • Je me tiens à votre entière disposition pour discuter plus longuement de la question.

Il arrive que la formule de salutation serve de conclusion lorsque la lettre est courte. On peut ajouter en début de phrase une mention du type Dans l’espoir de vous rencontrer bientôt, Dans l’attente de vos nouvelles… Il faut toutefois veiller, dans ce genre de phrase, à donner au sujet de la proposition placée en tête de phrase le même sujet que celui de la principale :

  • Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer… (et non Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer…)
  • J’espère que ces renseignements vous seront utiles et vous prie d’agréer…
  • Je vous sais gré de l’intérêt que vous portez à cette question et vous prie d’agréer…
  • En vous remerciant à l’avance, nous vous prions d’agréer…
  • Avec nos remerciements, nous vous prions d’agréer…
  • Dans l’espoir que mes suggestions vous aideront dans votre décision, je vous prie d’agréer…

8.1.10 Salutation

La lettre se termine par une formule de politesse appelée salutation. Cette formule varie en fonction des rapports hiérarchiques ou personnels que l’on entretient avec le destinataire, et en fonction des usages établis dans l’organisation. Selon le respect que l’on désire marquer au destinataire, on commence la formule de salutation par :

  • Veuillez agréer, M…, (plus familier)
  • Je vous prie d’agréer, M…, (plus officiel)

La fin de la salutation diffère également selon le destinataire :

À un fonctionnaire ou à une relation d’affaire

  • … mes salutations distinguées.
  • … mes sincères salutations.
  • … mes meilleures salutations.
  • … l’expression de mes sentiments les meilleurs.

À un supérieur

  • … l’assurance de ma haute considération.
  • … l’assurance de ma considération distinguée.
  • … l’expression de mes sentiments dévoués.

À un ministre, à un haut fonctionnaire

  • … l’assurance de ma très haute considération.
  • … l’assurance de mes sentiments les plus distingués.
  • … l’expression de mes sentiments (très) respectueux.

Exemples de formules de salutation :

  • Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
  • Agréez, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.
  • Veuillez agréer, Docteur et Madame, l’assurance de mes meilleurs sentiments.
  • Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, l’assurance de ma considération distinguée.
  • Recevez, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments dévoués.
  • Je vous prie de recevoir, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
  • Je vous prie d’agréer, Madame l’Ambassadrice (ou Excellence), l’expression de mes sentiments très respectueux.
  • Je vous prie d’agréer, Monsieur le Premier Ministre, l’expression de ma très haute considération.
Remarques
  1. En français, on exprime des sentiments, mais non des salutations :

    • Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
    • Agréez, Monsieur, mes salutations distinguées.

  2. Lorsque le début de la phrase comporte un participe présent ou une proposition circonstancielle, il faut toujours utiliser la formule :

    • Je vous prie de recevoir…
    • Nous vous prions d’agréer…

      Ainsi :

    • Dans l’attente d’une réponse, nous vous prions d’agréer, Madame,…
    • En vous remerciant à l’avance, je vous prie d’agréer…

  3. Il est essentiel de reprendre exactement dans la salutation la formule d’appel, que l’on place entre virgules :

    • Madame la Députée,

      Je vous prie d’agréer, Madame la Députée, l’assurance de ma haute considération.

  4. Les formules du type Bien à vous, Salutations distinguées, Cordialement, etc., ne sont guère utilisées dans la correspondance administrative. Elles sont plutôt réservées à la correspondance privée ou aux notes brèves à caractère personnel.