TERMIUM Plus®

The Government of Canada’s terminology and linguistic data bank.

Information Management, Fascicle 3: Recordkeeping Glossary

User’s Guide

Terminology Bulletin 293

Information management touches many aspects of government operations, such as access to information, library science, recordkeeping, information architecture and information security. The mechanisms put in place to ensure effective information management have inevitably generated many new terms, official titles and expressions, thus creating the need for a glossary in this field.

The Recordkeeping Glossary comprises more than 400 concepts in the fields of records management and library science.

- glossary – letter A

Glossary of terms - Letter A
English French
AACR; Anglo-American Cataloguing Rules Règles de catalogage anglo-américaines (n.f.); RCAA (n.f.)
access copying reproduction d’accès (n.f.)
accession; acquisition

A group of records transferred to Library and Archives Canada for storage and management.

acquisition1 (n.f.)

Groupe de documents transféré à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de stockage et de gestion.

accessioning

The process of recording books as and when they are added to a library.

enregistrement2 (n.m.)

Processus qui consiste à consigner des livres au moment où ils sont ajoutés aux autres livres d’une bibliothèque.

access point point d’accès (n.m.)
accidental destruction; accidental disposal destruction accidentelle (n.f.); élimination accidentelle (n.f.)
accrual

NOTE Of a collection.

accroissement (n.m.)

NOTA D’une collection.

acquisition; accession

A group of records transferred to Library and Archives Canada for storage and management.

acquisition1 (n.f.)

Groupe de documents transféré à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de stockage et de gestion.

acquisition copying reproduction d’acquisition (n.f.)
acquisitioning

The process of obtaining books and other documents for a library.

acquisition2 (n.f.)

Pour une bibliothèque, processus qui consiste à obtenir des ouvrages ou d’autres documents.

active record; active document document actif (n.m.)
administrative document; administrative record document administratif (n.m.)
administrative metadata

Metadata used in managing and administering information resources.

métadonnées administratives (n.f.)

Métadonnées utilisées dans la gestion et l’administration de ressources documentaires.

administrative record; administrative document document administratif (n.m.)
Adobe Form Client

A software package used to develop and design paper and electronic forms.

Adobe Form Client (n.m.)

Logiciel utilisé pour concevoir et élaborer des formulaires papier et électroniques.

agreement for transfer accord de transfert (n.m.)
alienation aliénation (n.f.)
alteration altération (n.f.)
Anglo-American Cataloguing Rules; AACR Règles de catalogage anglo-américaines (n.f.); RCAA (n.f.)
appraisal

The process of determining the value and thus the final disposition of records, making them either temporary or permanent.

évaluation (n.f.)

Processus de détermination de la valeur, donc de la disposition finale des documents, les rendant temporaires ou permanents.

archival authority autorité archivistique (n.f.)
archival description description archivistique (n.f.)
archival document; archival record document d’archives (n.m.)
archival master

A copy that has been designated as the record that most closely approximates the archival record or the original record insofar as it is known.

exemplaire principal (n.m.)

Copie qui est considérée comme le document qui ressemble le plus au document d’archives ou au document original dans la mesure où il est connu.

archival record; archival document document d’archives (n.m.)
archival value; enduring value valeur durable (n.f.); valeur archivistique (n.f.)
archives archives (n.f.)
archiving archivage (n.m.)
archivist archiviste (n.é.)
audiovisual document; audiovisual record document audiovisuel (n.m.)
authenticity

NOTE Of records.

authenticité (n.f.)

NOTA Des documents.

author auteur (n.m.), auteure (n.f.)
authority control contrôle d’autorité (n.m.)
authority file fichier d’autorité (n.m.)
Authority for the Destruction of Transitory Records

NOTE Library and Archives Canada.

Autorisation de détruire des documents éphémères (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

authority record notice d’autorité (n.f.)

- glossary – letter B

Glossary of terms - Letter B
English French
backup copy copie de sécurité (n.f.)
bar code; barcode code à barres (n.m.); code-barres (n.m.)
BASCS; Business Activity Structure Classification System

NOTE Library and Archives Canada.

Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (n.m.); SCAOS (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

bibliography bibliographie (n.f.)
Bilingual Cataloguing Policy

NOTE Library and Archives Canada.

Politique en matière de catalogage bilingue (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

briefing note note de breffage (n.f.)
broader term; BT

A superordinate term in a hierarchical relation.

terme générique (n.m.)

Terme superordonné dans une relation hiérarchique.

Business Activity Structure Classification System; BASCS

NOTE Library and Archives Canada.

Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (n.m.); SCAOS (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

business record; business document document des activités opérationnelles (n.m.); document opérationnel (n.m.)
business value

NOTE An information resource identified as having business value and placed into a repository enables effective decision making and provides reliable evidence of business decisions, activities and transactions for program managers, deputy heads, ministers and Canadian citizens.

valeur opérationnelle (n.f.)

NOTA Une ressource documentaire réputée avoir une valeur opérationnelle et versée dans un dépôt favorise l’efficacité du processus décisionnel et fournit, aux gestionnaires de programmes, aux administrateurs généraux, aux ministres et à la population canadienne, une preuve fiable des décisions, des activités et des transactions opérationnelles.

- glossary – letter C

Glossary of terms - Letter C
English French
Cabinet confidence
document confidentiel du Cabinet (n.m.)

NOTA Dans certains contextes, on rendra le terme « Cabinet confidence » par « renseignements confidentiels du Cabinet ».

Canadian Committee on Archival Description Comité canadien de description archivistique (n.m.)
captioned film film sous-titré (n.m.)
captioned video vidéo sous-titrée (n.f.)
catalogue catalogue (n.m.)
cataloguing catalogage (n.m.)
cataloguing services services de catalogage (n.m.)
categorization catégorisation (n.f.)
certificate of destruction certificat de destruction (n.m.)
CFL; Council of Federal Libraries Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); CBGF (n.m.)
classification1

NOTE In the context of organizing records or files.

classification1 (n.f.)

NOTA Dans le contexte de l’organisation de documents ou de dossiers.

classification2; security classification
  • classification of assets
  • classification of documents
  • classification of information
classification2 (n.f.); classification de sécurité (n.f.)
  • classification de biens
  • classification de documents
  • classification de renseignements
classification level; level of classification

NOTE There are three levels of classification: Confidential, Secret and Top Secret.

  • classification level of assets
  • classification level of documents
  • classification level of information
niveau de classification (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de classification : Confidentiel, Secret et Très secret.

  • niveau de classification de biens
  • niveau de classification de documents
  • niveau de classification de renseignements
classification schema; classification scheme schéma de classification (n.m.)
classification structure structure de classification (n.f.)
classification system système de classification (n.m.)
classified document; classified record

NOTE There are three levels of classification: Confidential, Secret and Top Secret.

document classifié (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de classification : Confidentiel, Secret et Très secret.

clearing house centre d’échange (n.m.)
client copy copie de client (n.f.)
closed file dossier clos (n.m.)
codification codification (n.f.)
collection
  • electronic collection
collection (n.f.)
  • collection électronique
common administrative record

A record that is created, collected or received by a federal government institution to support and document broad internal administrative functions and activities common to all federal government institutions.

document administratif commun (n.m.)

Document qu’une institution de l’administration fédérale a créé, recueilli ou reçu afin d’étayer et de témoigner des vastes fonctions et activités administratives internes communes à toutes les institutions fédérales.

Communications Branch of Library and Archives Canada; LAC Communications Branch Direction générale des communications de Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); Direction générale des communications de BAC (n.f.)
Communications Policy of the Government of Canada

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Politique de communication du gouvernement du Canada (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

communiqué communiqué (n.m.)
concealment

NOTE Of a record.

dissimulation (n.f.)

NOTA D’un document.

Confidential

NOTE A security marking that corresponds to one of the three classification levels.

Confidentiel

NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de classification.

confidential document; confidential record document confidentiel (n.m.)
conservation conservation2 (n.f.)
conservation treatment

NOTE Refers to changes made to archival records to improve or maintain any of their attributes and their interrelationships, including physical stability, appearance or accessibility.

traitement de conservation (n.m.)

NOTA A trait aux transformations que l’on fait subir aux documents d’archives pour améliorer ou conserver tous leurs attributs et leurs interrelations, notamment leur stabilité physique, leur apparence et leur accessibilité.

Contributor

NOTE A Dublin Core element.

Collaborateur (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

controlled vocabulary

An established list of standardized terms used for indexing and retrieving information.

NOTE A controlled vocabulary ensures that a subject will be described using the same preferred term each time it is indexed.

vocabulaire contrôlé (n.m.)

Liste établie de termes normalisés à utiliser pour l’indexation et la recherche documentaire.

NOTA Un vocabulaire contrôlé assure qu’un sujet sera décrit en utilisant le même descripteur chaque fois qu’il est indexé.

Controlled Vocabulary Standard

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Norme du vocabulaire contrôlé (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

copy (n.)

A replication of an archival record in whole or in part to preserve it or provide access to it.

copie (n.f.)

Reproduction d’un document d’archives en tout ou en partie dans le but de le préserver ou d’en permettre l’accès.

copying reproduction (n.f.)
copying master

A copy used to produce reference copies and sometimes client copies.

NOTE It is usually made from the archival master or the archival record.

copie principale (n.f.)

Copie utilisée pour produire des copies de consultation et parfois des copies de client.

NOTA Il s’agit habituellement d’une copie de l’exemplaire principal ou du document d’archives.

copyright (n.) droit d’auteur (n.m.)
corporate document; corporate record; departmental document; departmental record document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
corporate documentation; departmental documentation documentation ministérielle (n.f.); documentation du Ministère (n.f.)
corporate file; departmental file dossier ministériel (n.m.); dossier du Ministère (n.m.)
corporate inventory répertoire central (n.m.)
corporate memory

The information that departmental employees create, generate, collect and use to enable a department to meet its operational, legal, tactical or strategic needs and conform to legislative or policy requirements.

mémoire organisationnelle (n.f.); mémoire de l’organisation (n.f.); mémoire institutionnelle (n.f.)

Renseignements que produisent, recueillent et utilisent les employés pour permettre à un ministère de satisfaire à ses besoins opérationnels, juridiques, financiers, tactiques ou stratégiques et de se conformer aux prescriptions des lois ou des politiques.

corporate publication; departmental publication publication ministérielle (n.f.); publication du Ministère (n.f.)
corporate record; departmental document; departmental record; corporate document document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
corporate repository; departmental repository dépôt ministériel (n.m.); dépôt du Ministère (n.m.)
Council of Federal Libraries; CFL Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); CBGF (n.m.)
Coverage

NOTE A Dublin Core element.

Couverture (n.f.)

NOTA Élément du Dublin Core.

cover page page couverture (n.f.)
Creator

NOTE A Dublin Core element.

Créateur (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

cross-reference renvoi (n.m.)
crosswalk

A table that maps the relationships and equivalencies between two or more metadata formats.

correspondance (n.f.)

Tableau qui mappe les relations et les équivalences entre deux formats de métadonnées ou plus.

custody

The fact of being entrusted with the immediate charge of and control over a resource and guarding or protecting the resource on behalf of its owner or a higher authority.

  • permanent custody
  • temporary custody
garde (n.f.)

Fait de se voir confier la charge et le contrôle immédiats d’une ressource et de la protéger au nom de ses propriétaires ou d’une instance supérieure.

  • garde permanente
  • garde temporaire
cybrarian cyberthécaire (n.é.)

- glossary – letter D

Glossary of terms - Letter D
English French
Date

NOTE A Dublin Core element.

Date (n.f.)

NOTA Élément du Dublin Core.

DC; The Dublin Core metadata element set; DCMES; Dublin Core L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.)
DCMI; Dublin Core Metadata Initiative Dublin Core Metadata Initiative (n.f.); DCMI (n.f.); projet de métadonnées du Dublin Core (n.m.) (non off.)
deaccessioning retrait d’inventaire (n.m.)
declared surplus (adj.)

NOTE Said of a publication.

déclarée excédentaire

NOTA En parlant d’une publication.

declassification
  • declassification of assets
  • declassification of documents
  • declassification of information
déclassification (n.f.)
  • déclassification de biens
  • déclassification de documents
  • déclassification de renseignements
deletion

NOTE Of a record.

suppression (n.f.)

NOTA D’un document.

departmental document; departmental record; corporate document; corporate record document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
departmental documentation; corporate documentation documentation ministérielle (n.f.); documentation du Ministère (n.f.)
departmental file; corporate file dossier ministériel (n.m.); dossier du Ministère (n.m.)
departmental information resource ressource documentaire ministérielle (n.f.); ressource documentaire du Ministère (n.f.)
departmental librarian bibliothécaire ministériel (n.m.), bibliothécaire ministérielle (n.f.); bibliothécaire du Ministère (n.é.)
departmental library bibliothèque ministérielle (n.f.); bibliothèque du Ministère (n.f.)
departmental publication; corporate publication publication ministérielle (n.f.); publication du Ministère (n.f.)
departmental record; corporate document; corporate record; departmental document document ministériel (n.m.); document du Ministère (n.m.)
departmental repository; corporate repository dépôt ministériel (n.m.); dépôt du Ministère (n.m.)
Depository Services Program; DSP

NOTE Public Works and Government Services Canada.

Programme des services de dépôt (n.m.); PSD (n.m.)

NOTA Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada.

Description

NOTE A Dublin Core element.

Description (n.f.)

NOTA Élément du Dublin Core.

description level; level of description niveau de description (n.m.)
descriptor; preferred term; PT

A term used in indexing to represent a given concept.

descripteur (n.m.)

Terme utilisé lors de l’indexation pour représenter un concept donné.

designated document; designated record; protected document; protected record

NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.

document désigné (n.m.); document protégé (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.

designation; security designation
  • designation of assets
  • designation of documents
  • designation of information
désignation (n.f.); désignation de sécurité (n.f.)
  • désignation de biens
  • désignation de documents
  • désignation de renseignements
designation level; level of designation; protection level; level of protection

NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.

  • designation level of assets
  • designation level of documents
  • designation level of information
niveau de désignation (n.m.); niveau de protection (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.

  • niveau de désignation de biens
  • niveau de désignation de documents
  • niveau de désignation de renseignements
destruction; disposal

NOTE Of documents, information.

destruction (n.f.); élimination (n.f.)

NOTA De documents, de renseignements.

digital document; digital record document numérique (n.m.)
digital library bibliothèque numérique (n.f.)
digital object identifier; DOI identificateur d’objet numérique (n.m.)
digital record; digital document document numérique (n.m.)
digital repository
  • trusted digital repository
dépôt numérique (n.m.)
  • dépôt numérique fiable
Directive on Information Management Roles and Responsibilities

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Directive on Recordkeeping

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Directive sur la tenue de documents (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

disposal; destruction

NOTE Of documents, information.

destruction (n.f.); élimination (n.f.)

NOTA De documents, de renseignements.

disposal schedule calendrier d’élimination (n.m.)
disposition

The process which enables an institution to dispose of records which no longer have operational value.

disposition (n.f.)

Processus qui permet à une institution de disposer des documents qui sont sans valeur opérationnelle.

Disposition and Recordkeeping Program

NOTE Library and Archives Canada.

Programme de disposition et de tenue de documents (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

disposition authority autorisation de disposition (n.f.)
DLO; document-like object objet documentaire (n.m.)
document; record

Any documentary material, regardless of medium or form.

NOTE Definition taken from the Access to Information Act.

NOTE Although the terms “record” and “document” are synonymous in their literal sense, in certain contexts one of these terms will be preferred over the other.

document (n.m.)

Tout élément d’information, quel qu’en soit le support.

NOTA Définition tirée de la Loi sur l’accès à l’information.

documentary heritage patrimoine documentaire (n.m.)
documentary material élément d’information (n.m.)
documentary unit unité documentaire (n.f.)
documentation documentation (n.f.)
document-like object; DLO objet documentaire (n.m.)
document management software; records management software logiciel de gestion de documents (n.m.); logiciel de gestion documentaire (n.m.)
document type definition; DTD définition de type de document (n.f.); DTD (n.f.)
DOI; digital object identifier identificateur d’objet numérique (n.m.)
downgrading
  • downgrading of assets
  • downgrading of documents
  • downgrading of information
déclassement (n.m.)
  • déclassement de biens
  • déclassement de documents
  • déclassement de renseignements
DSP; Depository Services Program

NOTE Public Works and Government Services Canada.

Programme des services de dépôt (n.m.); PSD (n.m.)

NOTA Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada.

DTD; document type definition définition de type de document (n.f.); DTD (n.f.)
Dublin Core; DC; The Dublin Core metadata element set; DCMES L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.)
Dublin Core Application Profile for Web Resource Discovery in the Government of Canada Profil d’application du Dublin Core pour la découverte des ressources Web au gouvernement du Canada (n.m.)
The Dublin Core metadata element set; DCMES; Dublin Core; DC L’ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core (n.m.); Dublin Core (n.m.); DC (n.m.)
Dublin Core Metadata Initiative; DCMI Dublin Core Metadata Initiative (n.f.); DCMI (n.f.); projet de métadonnées du Dublin Core (n.m.) (non off.)
duplicate (n.) double (n.m.); version produite en double (n.f.); duplicata (n.m.)
dynamic networked electronic publication publication électronique dynamique en réseau (n.f.)

- glossary – letter E

Glossary of terms - Letter E
English French
EAD; encoded archival description description archivistique encodée (n.f.)
edition édition (n.f.)
EDM; electronic document management; ERM; electronic records management gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
EDMS; electronic document management system; ERMS; electronic records management system système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
electronic document; electronic record document électronique (n.m.)
electronic document library; electronic records library bibliothèque de documents électroniques (n.f.)
electronic document management; EDM; electronic records management; ERM gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
electronic document management system; EDMS; electronic records management system; ERMS système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
electronic form formulaire électronique (n.m.)
electronic format format électronique (n.m.)
Electronic Forms; ELF

NOTE A Public Works and Government Services Canada application.

Formulaires électroniques (n.m.); FEL (n.m.)

NOTA Application de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

electronic information resource ressource documentaire électronique (n.f.)
electronic publication publication électronique (n.f.)
electronic record; electronic document document électronique (n.m.)
electronic records library; electronic document library bibliothèque de documents électroniques (n.f.)
electronic records management; ERM; electronic document management; EDM gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
electronic records management system; ERMS; electronic document management system; EDMS système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
element refinement raffinement d’éléments (n.m.)
ELF; Electronic Forms

NOTE A Public Works and Government Services Canada application.

Formulaires électroniques (n.m.); FEL (n.m.)

NOTA Application de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

email management gestion de courriels (n.f.)
Email Management Guidelines

NOTE Library and Archives Canada.

Lignes directrices pour la gestion des courriels (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

encoded archival description; EAD description archivistique encodée (n.f.)
enduring value; archival value valeur durable (n.f.); valeur archivistique (n.f.)
ERM; electronic records management; EDM; electronic document management gestion électronique de documents (n.f.); GED (n.f.)
ERMS; electronic records management system; EDMS; electronic document management system système de gestion électronique de documents (n.m.); SGED (n.m.)
essential document; vital document; essential record; vital record document essentiel (n.m.)
evidential value valeur de témoignage (n.f.)

- glossary – letter F

Glossary of terms - Letter F
English French
faceted classification classification à facettes (n.f.)
falsification

NOTE Of documents.

falsification (n.f.)

NOTA De documents.

Federal Libraries Consortium; FLC Consortium des bibliothèques fédérales (n.m.); CBF (n.m.)
Federal Libraries Coordination Secretariat; FLCS Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); SCBGF (n.m.)
federal library bibliothèque fédérale (n.f.)
federal records centre centre fédéral de documents (n.m.)
file (n.)

A set of documents on a specific subject.

dossier (n.m.)

Ensemble de documents se rapportant à un même sujet.

file classification
  • file classification plan
  • file classification system
classification de dossiers (n.f.)
  • plan de classification de dossiers
  • système de classification de dossiers
file folder chemise de classement (n.f.)
file title titre de dossier (n.m.)
filing classement (n.m.)
filing system

NOTE Of documents, records, files.

  • electronic filing system
système de classement (n.m.)

NOTA De documents, de dossiers.

  • système de classement électronique
final document; final record document définitif (n.m.)
finding aid

NOTE In library science.

instrument de recherche (n.m.)

NOTA En bibliothéconomie.

FLC; Federal Libraries Consortium Consortium des bibliothèques fédérales (n.m.); CBF (n.m.)
FLCS; Federal Libraries Coordination Secretariat Secrétariat pour la coordination des bibliothèques du gouvernement fédéral (n.m.); SCBGF (n.m.)
folksonomy

A web content classification system based on tags attributed by an online community.

folksonomie (n.f.)

Système de classification de contenu Web dont l’attribution des mots-clés est faite par une communauté en ligne.

fonds fonds (n.m.)
form (n.) formulaire (n.m.)
Format

NOTE A Dublin Core element.

Format (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

forms analyst analyste de formulaires (n.é.)
forms management
  • forms management services
  • forms management specialist
gestion de formulaires (n.f.)
  • services de gestion de formulaires
  • spécialiste de la gestion de formulaires
functional profile

NOTE Functional profiles are attached to each of the MIDAs (multi-institutional disposition authority) covering common administrative records to facilitate the application of the terms and conditions appended to each of these authorities.

profil fonctionnel (n.m.)

NOTA Les profils fonctionnels sont inclus à chaque APDD (autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents) des documents administratifs communs pour faciliter l’application des modalités de transfert des documents archivistiques qui sont annexées à chacune de ces autorisations.

- glossary – letter G

Glossary of terms - Letter G
English French
GCDOCS

NOTE The spelling “GCDocs” is frequently used in English; however, “GCDOCS” is the official spelling.

GCDocs

NOTA On retrouve souvent la graphie « GCDOCS » en français, cependant, la graphie officielle est « GCDocs ».

GC RMAP; Government of Canada Records Management Application Profile

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Profil d’application de la gestion des documents du gouvernement du Canada (n.m.); PAGD GC (n.m.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Governance and Recordkeeping Around the World

NOTE A free newsletter published on a regular basis by Library and Archives Canada that explores and highlights issues pertaining to government and recordkeeping practices in the public and private sectors.

La tenue de documents et la gouvernance dans le monde

NOTA Bulletin gratuit, diffusé régulièrement par Bibliothèque et Archives Canada, qui porte sur les enjeux liés au gouvernement et aux pratiques en tenue de documents des secteurs publics et privés.

government document; government record document gouvernemental (n.m.)
government information resource ressource documentaire gouvernementale (n.f.)
Government of Canada Controlled Vocabulary Registry

NOTE Library and Archives Canada.

Registre des vocabulaires contrôlés du gouvernement du Canada (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

Government of Canada Core Subject Thesaurus

NOTE Library and Archives Canada.

Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

Government of Canada Metadata Implementation Guidelines for Web Resource Discovery

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Lignes directrices relatives à la mise en place des métadonnées pour la découverte des ressources Web du gouvernement du Canada (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Government of Canada Publications Publications du gouvernement du Canada (n.f.)
Government of Canada Records Management Application Profile; GC RMAP

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Profil d’application de la gestion des documents du gouvernement du Canada (n.m.); PAGD GC (n.m.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Government of Canada Records Management Metadata Standard

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

government record; government document document gouvernemental (n.m.)
Government Records Appraisal and Disposition Program

NOTE Library and Archives Canada.

Programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

Government Records Branch

NOTE Library and Archives Canada.

Direction des documents gouvernementaux (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

granularity granularité (n.f.)
guidance document document d’orientation (n.m.)
Guidelines for Library Collection

NOTE Public Works and Government Services Canada.

Lignes directrices sur la collection des Services de bibliothèque (n.f.)

NOTA Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Guidelines for Loans, Interlibrary Loans and Surplus Materials

NOTE Public Works and Government Services Canada.

Lignes directrices sur les prêts, les prêts entre bibliothèques et les documents excédentaires (n.f.)

NOTA Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Guidelines for the Development of an Indexing Policy

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Lignes directrices en vue de l’élaboration d’une politique d’indexation (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Guidelines for the Transfer of Textual Archival Records to the National Archives of Canada

NOTE Library and Archives Canada.

Lignes directrices pour le transfert des documents d’archives textuelles aux Archives nationales du Canada (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

Guidelines for Use of Library Services

NOTE Public Works and Government Services Canada.

Lignes directrices sur l’utilisation des Services de bibliothèque (n.f.)

NOTA Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

- glossary – letter H

Glossary of terms - Letter H
English French
handbook guide (n.m.)
header

The portion of a message that contains the address, date, subject of the message and other classification or record information.

en-tête (n.m.); entête (n.m.)

Partie d’un message contenant l’adresse électronique, la date, l’objet du message et autre renseignement sur la classification ou le dossier.

heading vedette (n.f.)
hierarchical classification schema; hierarchical classification scheme schéma de classification hiérarchique (n.m.)
hierarchy

A classification in which the terms are organized into a subordinate structure, where each term is dependant on the previous one.

hiérarchie (n.f.)

Classification dans laquelle les termes classés sont dans une relation de subordination, chaque terme dépendant du précédent.

historical archives archives historiques (n.f.)
historical record; historical document document historique (n.m.)
human-readable record document lisible sans aide (n.m.)
hybrid record; hybrid document document mixte (n.m.)
hypertext electronic publication publication électronique hypertextuelle (n.f.)

- glossary – letter I

Glossary of terms - Letter I
English French
identification system système d’identification (n.m.)
identifier

A name used as a descriptor.

identificateur (n.m.)

Nom utilisé comme descripteur.

Identifier

NOTE A Dublin Core element.

Identifiant (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

IDM; integrated document management; IRM; integrated records management gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.)
IM; information management

The handling – creation, protection, use, communication and disposal – of information produced or acquired by an organization in a way that optimizes its use by all who have a share in that information or a right to that information.

NOTE This term is also used when referring to the discipline.

gestion de l’information (n.f.); GI (n.f.)

Traitement – création, protection, utilisation, communication et élimination – de l’information produite ou acquise par une organisation, de manière à en optimiser l’utilisation par toutes les parties qui partagent cette information ou qui ont des droits à son égard.

NOTA Ce terme est également employé pour désigner la discipline.

IM Forum; Information Management Forum

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Forum sur la gestion de l’information (n.m.); Forum sur la GI (n.m.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

IM functional specialist; information management functional specialist spécialiste fonctionnel de la gestion de l’information (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la gestion de l’information (n.f.); spécialiste fonctionnel de la GI (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la GI (n.f.)
IMRC; Information Management Resource Centre

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Centre des ressources de la gestion de l’information (n.m.); CRGI (n.m.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

IM specialist; information management specialist

An expert in one or more of the information management disciplines who supports the effective and efficient management of information.

spécialiste de la gestion de l’information (n.é.); spécialiste de la GI (n.é.)

Expert dans une ou plusieurs disciplines de gestion de l’information qui appuie la gestion efficace et efficiente de l’information.

inactive record; inactive document document inactif (n.m.)
index (n.) index (n.m.)
indexing indexation (n.f.)
indexing specialist spécialiste de l’indexation (n.é.)
information asset bien d’information (n.m.)
information audit vérification d’information (n.f.)
information creator créateur de l’information (n.m.), créatrice de l’information (n.f.)
information holdings fonds de renseignements (n.m.)
information life cycle management gestion du cycle de vie de l’information (n.f.)
information management; IM

The handling – creation, protection, use, communication and disposal – of information produced or acquired by an organization in a way that optimizes its use by all who have a share in that information or a right to that information.

NOTE This term is also used when referring to the discipline.

gestion de l’information (n.f.); GI (n.f.)

Traitement – création, protection, utilisation, communication et élimination – de l’information produite ou acquise par une organisation, de manière à en optimiser l’utilisation par toutes les parties qui partagent cette information ou qui ont des droits à son égard.

NOTA Ce terme est également employé pour désigner la discipline.

Information Management Forum; IM Forum

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Forum sur la gestion de l’information (n.m.); Forum sur la GI (n.m.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

information management functional specialist; IM functional specialist spécialiste fonctionnel de la gestion de l’information (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la gestion de l’information (n.f.); spécialiste fonctionnel de la GI (n.m.), spécialiste fonctionnelle de la GI (n.f.)
Information Management Resource Centre; IMRC

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Centre des ressources de la gestion de l’information (n.m.); CRGI (n.m.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

information management specialist; IM specialist

An expert in one or more of the information management disciplines who supports the effective and efficient management of information.

spécialiste de la gestion de l’information (n.é.); spécialiste de la GI (n.é.)

Expert dans une ou plusieurs disciplines de gestion de l’information qui appuie la gestion efficace et efficiente de l’information.

information manager gestionnaire de l’information (n.é.)
information notice avis d’information (n.m.)
information resource ressource documentaire (n.f.)
information resource of business value; IRBV

NOTE Information resources of business value include published and unpublished materials, regardless of medium or form, that are created or acquired because they enable decision making and the delivery of programs, services and ongoing operations, and support departmental reporting, performance and accountability requirements.

ressource documentaire à valeur opérationnelle (n.f.); ressource documentaire ayant une valeur opérationnelle (n.f.); RDVO (n.f.)

NOTA Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle englobent les documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils facilitent la prise de décisions, l’exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues, et appuient les exigences ministérielles relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation.

information resource without business value ressource documentaire sans valeur opérationnelle (n.f.)
information retrieval recherche documentaire (n.f.)
information services services d’information (n.m.)
information source source d’information (n.f.)
information specialist spécialiste de l’information (n.é.)
Info Source

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Info Source (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

institution-specific disposition authority; ISDA autorisation spécifique de disposer de documents (n.f.); ASDD (n.f.)
integrated records management; IRM; integrated document management; IDM gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.)
intellectual property propriété intellectuelle (n.f.)
International Standard Book Number; ISBN Numéro international normalisé du livre (n.m.); ISBN (n.m.)
International Standard Serial Number; ISSN Numéro international normalisé des publications en série (n.m.); ISSN (n.m.)
inventory (n.) inventaire (n.m.)
IRBV; information resource of business value

NOTE Information resources of business value include published and unpublished materials, regardless of medium or form, that are created or acquired because they enable decision making and the delivery of programs, services and ongoing operations, and support departmental reporting, performance and accountability requirements.

ressource documentaire à valeur opérationnelle (n.f.); ressource documentaire ayant une valeur opérationnelle (n.f.); RDVO (n.f.)

NOTA Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle englobent les documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils facilitent la prise de décisions, l’exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues, et appuient les exigences ministérielles relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation.

IRM; integrated records management; IDM; integrated document management gestion intégrée de documents (n.f.); GID (n.f.)
ISBN; International Standard Book Number Numéro international normalisé du livre (n.m.); ISBN (n.m.)
ISDA; institution-specific disposition authority autorisation spécifique de disposer de documents (n.f.); ASDD (n.f.)
ISSN; International Standard Serial Number Numéro international normalisé des publications en série (n.m.); ISSN (n.m.)
ISSN-L; linking ISSN; linking International Standard Serial Number Numéro international normalisé des publications en série de liaison (n.m.); ISSN-L (n.m.); ISSN de liaison (n.m.)

- glossary – letter K

Glossary of terms - Letter K
English French
keyword

NOTE Library science.

mot-clé (n.m.); mot clé (n.m.)

NOTA Bibliothéconomie.

- glossary – letter L

Glossary of terms - Letter L
English French
LAC; Library and Archives Canada

NOTE National Archives of Canada was amalgamated in 2004 with the National Library of Canada to form Library and Archives Canada.

Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); BAC (n.f.)

NOTA En 2004, les Archives nationales du Canada ont été fusionnées avec la Bibliothèque nationale du Canada pour former Bibliothèque et Archives Canada.

LAC Communications Branch; Communications Branch of Library and Archives Canada Direction générale des communications de Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); Direction générale des communications de BAC (n.f.)
Language

NOTE A Dublin Core element.

Langue (n.f.)

NOTA Élément du Dublin Core.

Legacy Business Records Project Projet sur l’héritage des documents des activités opérationnelles (n.m.)
Legacy Business Records Toolkit

A toolkit developed by Library and Archives Canada in collaboration with the Department of Justice Canada, Health Canada, Citizenship and Immigration Canada and project management consultants.

Trousse sur l’héritage des documents des activités opérationnelles (n.f.)

Trousse développée par Bibliothèque et Archives Canada en collaboration avec le ministère de la Justice Canada, Santé Canada, Citoyenneté et Immigration Canada et des consultants en gestion de projets.

legal document document juridique (n.m.)
level of classification; classification level

NOTE There are three levels of classification: Confidential, Secret and Top Secret.

  • classification level of assets
  • classification level of documents
  • classification level of information
niveau de classification (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de classification : Confidentiel, Secret et Très secret.

  • niveau de classification de biens
  • niveau de classification de documents
  • niveau de classification de renseignements
level of description; description level niveau de description (n.m.)
level of designation; protection level; level of protection; designation level

NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.

  • designation level of assets
  • designation level of documents
  • designation level of information
niveau de désignation (n.m.); niveau de protection (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.

  • niveau de désignation de biens
  • niveau de désignation de documents
  • niveau de désignation de renseignements
librarian bibliothécaire (n.é.)
Librarian and Archivist of Canada bibliothécaire et archiviste du Canada (n.é.)
Library and Archives Canada; LAC

NOTE National Archives of Canada was amalgamated in 2004 with the National Library of Canada to form Library and Archives Canada.

Bibliothèque et Archives Canada (n.f.); BAC (n.f.)

NOTA En 2004, les Archives nationales du Canada ont été fusionnées avec la Bibliothèque nationale du Canada pour former Bibliothèque et Archives Canada.

Library and Archives of Canada Act Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (n.f.)
library community communauté des bibliothèques (n.f.)
library matter article de bibliothèque (n.m.); document de bibliothèque (n.m.)
Library of Parliament Bibliothèque du Parlement (n.f.)
library science

The branch of information science concerned with the organization, administration and operations of libraries.

bibliothéconomie (n.f.)

Science de l’information appliquée à l’organisation, à l’administration et aux activités des bibliothèques.

library services services de bibliothèque (n.m.)
life cycle

NOTE Of documents, information.

cycle de vie (n.m.)

NOTA De documents, de l’information.

linking International Standard Serial Number; ISSN-L; linking ISSN Numéro international normalisé des publications en série de liaison (n.m.); ISSN-L (n.m.); ISSN de liaison (n.m.)
Livelink Records Server

NOTE Livelink Records Server provides comprehensive life cycle management for records and information holdings.

Livelink Records Server (n.m.)

NOTA Livelink Records Server assure une gestion complète du cycle de vie des documents et des fonds de renseignements.

- glossary – letter M

Glossary of terms - Letter M
English French
machine-readable cataloguing; MARC catalogage lisible par machine (n.m.); MARC (n.m.)
machine-readable record; machine-readable document document lisible par machine (n.m.)
management of information resources gestion de ressources documentaires (n.f.)
management of records; records management

A field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records.

  • records management program
  • records management specialist
  • records management system
gestion de documents (n.f.)

Domaine de la gestion chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la conservation, l’utilisation et la disposition des documents.

  • programme de gestion de documents
  • spécialiste de la gestion de documents
  • système de gestion de documents
MARC; machine-readable cataloguing catalogage lisible par machine (n.m.); MARC (n.m.)
medium (n.) support (n.m.)
metadata métadonnées (n.f.)
metadata element élément de métadonnées (n.m.)
MIDA; multi-institutional disposition authority autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (n.f.); APDD (n.f.)
minutes (pl.) procès-verbal (n.m.)
multi-institutional disposition authority; MIDA autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (n.f.); APDD (n.f.)
mutilation mutilation (n.f.)

- glossary – letter N

Glossary of terms - Letter N
English French
name authority autorité de nom (n.f.)
naming nommage (n.m.)
naming convention façon de nommer (n.f.)
narrower term; NT

A subordinate term in a hierarchical relation.

terme spécifique (n.m.)

Terme subordonné dans une relation hiérarchique.

National Archives of Canada Act Loi sur les Archives nationales du Canada (n.f.)
National Archivist of Canada; National Archivist archiviste national du Canada (n.m.), archiviste nationale du Canada (n.f.); archiviste national (n.m.), archiviste nationale (n.f.)
national form

A paper or electronic form sponsored by a government department or agency for use by any government department or agency or the public.

formulaire national (n.m.)

Formulaire papier ou électronique parrainé par un ministère ou un organisme gouvernemental et qui sera utilisé par les ministères, les organismes gouvernementaux ou le public.

National Library Book Deposit Regulations, 1995 Règlement sur l’envoi de documents à la Bibliothèque nationale (1995) (n.m.)
networked electronic publication publication électronique en réseau (n.f.)
newsletter bulletin (n.m.)
newspaper journal (n.m.)
non-classified document; non-classified record; unclassified document; unclassified record document non classifié (n.m.)
non-preferred term; non-descriptor

A synonym, quasi-synonym or spelling variant of a preferred term.

non-descripteur (n.m.); terme non préféré (n.m.)

Synonyme, quasi-synonyme ou variante orthographique d’un descripteur.

non-textual record; non-textual document document non textuel (n.m.)
NT; narrower term

A subordinate term in a hierarchical relation.

terme spécifique (n.m.)

Terme subordonné dans une relation hiérarchique.

numbering system; system of numbering système de numérotation (n.m.)

- glossary – letter O

Glossary of terms - Letter O
English French
obsolete form formulaire désuet (n.m.)
OCLC (USA); Online Computer Library Center (USA) Online Computer Library Center (n.m.) (É.-U.); OCLC (n.m.) (É.-U.)
official document; official record document officiel (n.m.)
official publication publication officielle (n.f.)
official record; official document document officiel (n.m.)
official repository dépôt officiel (n.m.)
official version version officielle (n.f.)
offline repository dépôt non relié au réseau (n.m.)
Online Computer Library Center (USA); OCLC (USA) Online Computer Library Center (n.m.) (É.-U.); OCLC (n.m.) (É.-U.)
online library services services de bibliothèque en ligne (n.m.)
ontology ontologie (n.f.)
open file dossier ouvert (n.m.)
operational record; operational document document d’exploitation (n.m.)
original copy original (n.m.)
original document; original record document original (n.m.)
originator of a document; originator of a record auteur d’un document (n.m.), auteure d’un document (n.f.)
overwritten record; overwritten document document effacé (n.m.)

- glossary – letter P

Glossary of terms - Letter P
English French
paper document; paper record document papier (n.m.); document sur papier (n.m.)
paper form formulaire papier (n.m.)
paper record; paper document document papier (n.m.); document sur papier (n.m.)
periodical (n.) périodique (n.m.)
personal document document personnel (n.m.)
physical storage stockage physique (n.m.)
Policy on Information Management

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Politique sur la gestion de l’information (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Policy on the Security of Cabinet Confidences

NOTE Privy Council Office.

Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet (n.f.)

NOTA Bureau du Conseil privé.

preferred term; PT; descriptor

A term used in indexing to represent a given concept.

descripteur (n.m.)

Terme utilisé lors de l’indexation pour représenter un concept donné.

preservation
  • long-term preservation
préservation (n.f.)
  • préservation à long terme
preservation copying reproduction de préservation (n.f.)
preservation environment environnement de préservation (n.m.)
printed document document imprimé (n.m.)
proactive disclosure report rapport de divulgation proactive (n.m.)
profiling
  • document profiling
profilage (n.m.)
  • profilage de documents
property

A specific aspect, characteristic, attribute or relation used to describe a resource.

NOTE For example: Dublin Core metadata elements.

propriété (n.f.)

Aspect précis, caractéristique, attribut ou relation utilisé pour décrire une ressource.

NOTA Par exemple : éléments des métadonnées du Dublin Core.

Protected A

NOTE A security marking that corresponds to one of the three designation levels.

Protégé A

NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de désignation.

Protected B

NOTE A security marking that corresponds to one of the three designation levels.

Protégé B

NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de désignation.

Protected C

NOTE A security marking that corresponds to one of the three designation levels.

Protégé C

NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de désignation.

protected document; protected record; designated document; designated record

NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.

document désigné (n.m.); document protégé (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.

protection level; level of protection; designation level; level of designation

NOTE There are three levels of designation: Protected A, Protected B and Protected C.

  • designation level of assets
  • designation level of documents
  • designation level of information
niveau de désignation (n.m.); niveau de protection (n.m.)

NOTA Il existe trois niveaux de désignation : Protégé A, Protégé B et Protégé C.

  • niveau de désignation de biens
  • niveau de désignation de documents
  • niveau de désignation de renseignements
provenance provenance (n.f.)
PT; descriptor; preferred term

A term used in indexing to represent a given concept.

descripteur (n.m.)

Terme utilisé lors de l’indexation pour représenter un concept donné.

publication publication (n.f.)
publication declared surplus; surplus publication

Any publication, under the control of a government institution, that is no longer required to support the mandate, functions and activities of that institution.

publication excédentaire (n.f.); publication en surplus (n.f.)

Toute publication, sous le contrôle d’une institution gouvernementale, qui n’est plus nécessaire aux fins du mandat, des fonctions et des activités de cette institution.

public document document public (n.m.)
published material documents publiés (n.m.plur.)
Publisher

NOTE A Dublin Core element.

Éditeur (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

publishing services services de publication (n.m.)

- glossary – letter Q

Glossary of terms - Letter Q
English French
QuestionPoint

A web-based service that allows users to manage their reference systems.

QuestionPoint (n.m.)

Service Web qui permet aux utilisateurs de gérer leurs systèmes de référence.

- glossary – letter R

Glossary of terms - Letter R
English French
RDA; records disposition authority autorisation de disposer de documents (n.f.); ADD (n.f.); autorisation de disposition de documents (n.f.)
RDACS; Records Disposition Authorities Control System

An information system that contains summary descriptions of records disposition authorities granted to federal institutions by the Librarian and Archivist of Canada, as well as online copies of relevant documentation.

Système de contrôle des autorisations de disposition (n.m.); SysCAD (n.m.)

Système d’information qui offre une description sommaire des autorisations de disposition accordées par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi qu’une copie en ligne des documents pertinents.

RDIMS; Records, Document and Information Management System
Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (n.m.); SGDDI (n.m.)

NOTA Dans cette expression, le terme anglais « records » se rend par « dossiers », alors qu’habituellement, il se rend par « documents ».

reconstructed record; reconstructed document document reconstitué (n.m.)
record; document

Any documentary material, regardless of medium or form.

NOTE Definition taken from the Access to Information Act.

NOTE Although the terms “record” and “document” are synonymous in their literal sense, in certain contexts one of these terms will be preferred over the other.

document (n.m.)

Tout élément d’information, quel qu’en soit le support.

NOTA Définition tirée de la Loi sur l’accès à l’information.

recordkeeper responsable de la tenue de documents (n.é.)
recordkeeping

A framework of accountability and stewardship in which information resources are created or acquired, captured and managed as a vital business asset and knowledge resource to support effective decision making.

tenue de documents (n.f.)

Cadre de responsabilisation et de gérance dans lequel les ressources documentaires sont créées ou acquises, saisies et gérées comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l’appui d’un processus décisionnel efficace.

Recordkeeping Liaison Centre

NOTE Library and Archives Canada.

Centre de liaison en tenue de documents (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

records and information management system système de gestion des documents et de l’information (n.m.)
records category catégorie de documents (n.f.)
records centre centre de documents (n.m.)
records classification
  • records classification plan
  • records classification system
classification de documents (n.f.)
  • plan de classification de documents
  • système de classification de documents
Records Disposition Authorities Control System; RDACS

An information system that contains summary descriptions of records disposition authorities granted to federal institutions by the Librarian and Archivist of Canada, as well as online copies of relevant documentation.

Système de contrôle des autorisations de disposition (n.m.); SysCAD (n.m.)

Système d’information qui offre une description sommaire des autorisations de disposition accordées par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions fédérales, ainsi qu’une copie en ligne des documents pertinents.

records disposition authority; RDA autorisation de disposer de documents (n.f.); ADD (n.f.); autorisation de disposition de documents (n.f.)
Records, Document and Information Management System; RDIMS
Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (n.m.); SGDDI (n.m.)

NOTA Dans cette expression, le terme anglais « records » se rend par « dossiers », alors qu’habituellement, il se rend par « documents ».

records management; management of records

A field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records.

  • records management program
  • records management specialist
  • records management system
gestion de documents (n.f.)

Domaine de la gestion chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la conservation, l’utilisation et la disposition des documents.

  • programme de gestion de documents
  • spécialiste de la gestion de documents
  • système de gestion de documents
records management software; document management software logiciel de gestion de documents (n.m.); logiciel de gestion documentaire (n.m.)
records management specialist spécialiste de la gestion de documents (n.é.)
records manager gestionnaire de documents (n.é.)
records retention plan plan de conservation des documents (n.m.)
records system

An information system that captures, manages and provides access to records.

système d’archivage (n.m.)

Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles.

reference référence (n.f.)
reference centre centre de référence (n.m.)
reference copy copie de consultation (n.f.)
reference document document de référence (n.m.)
reference material documentation de référence (n.f.); documents de référence (n.m.plur.)
reference services services de référence (n.m.)
Regional Service Centre; RSC

NOTE Library and Archives Canada.

Centre de services régional (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

registration

The act of giving a record a unique identifier on its entry into a system.

enregistrement1 (n.m.)

Action de donner un identificateur unique à un document au moment de son archivage.

related term; RT

A preferred term that is mentally associated with another preferred term, but that is not part of the same hierarchy.

terme associé (n.m.); terme connexe (n.m.)

Terme qu’on associe mentalement à un descripteur, mais qui ne fait pas partie d’une même hiérarchie.

Relation

NOTE A Dublin Core element.

Relation (n.f.)

NOTA Élément du Dublin Core.

repository

A preservation environment for information resources of business value.

NOTE It includes specified physical or electronic storage space and the associated infrastructure required for its maintenance.

  • document repository
dépôt (n.m.)

Environnement de préservation des ressources documentaires à valeur opérationnelle.

NOTA Comprend l’espace de stockage physique ou virtuel et l’infrastructure connexe liée à son maintien.

  • dépôt de documents
Request for Non-Accessioned Disposal

NOTE Library and Archives Canada.

Demande d’élimination des documents non enregistrés (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

research services services de recherche (n.m.)
retention
  • permanent retention
  • selective retention
conservation1 (n.f.)
  • conservation permanente
  • conservation sélective
Retention Guidelines

NOTE Library and Archives Canada.

Lignes directrices sur la conservation (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

Retention Guidelines for Common Administrative Records of the Government of Canada

NOTE Library and Archives Canada.

Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l’administration fédérale (n.f.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

retention period délai de conservation (n.m.); période de conservation (n.f.)
retention rule règle de conservation (n.f.)
retention schedule
  • departmental retention schedule
calendrier de conservation (n.m.); calendrier des délais de conservation (n.m.)
  • calendrier de conservation du Ministère
  • calendrier ministériel de conservation
retention trigger déclencheur de conservation (n.m.)
retention trigger date date du déclencheur de conservation (n.f.)
retrieval system système de repérage (n.m.); système de recherche documentaire (n.m.)
Rights

NOTE A Dublin Core element.

Droits (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

royalty redevance (n.f.)
RSC; Regional Service Centre

NOTE Library and Archives Canada.

Centre de services régional (n.m.)

NOTA Bibliothèque et Archives Canada.

RT; related term

A preferred term that is mentally associated with another preferred term, but that is not part of the same hierarchy.

terme associé (n.m.); terme connexe (n.m.)

Terme qu’on associe mentalement à un descripteur, mais qui ne fait pas partie d’une même hiérarchie.

- glossary – letter S

Glossary of terms - Letter S
English French
scheduling ordonnancement (n.m.)
scope note; SN

A note specifying the meaning of a preferred term or defining its usage limitations for the purpose of indexing.

note d’application (n.f.)

Note qui précise le sens d’un descripteur ou les limites de son emploi aux fins d’indexation.

Secret

NOTE A security marking that corresponds to one of the three classification levels.

Secret

NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de classification.

security classification; classification2
  • classification of assets
  • classification of documents
  • classification of information
classification2 (n.f.); classification de sécurité (n.f.)
  • classification de biens
  • classification de documents
  • classification de renseignements
security designation; designation
  • designation of assets
  • designation of documents
  • designation of information
désignation (n.f.); désignation de sécurité (n.f.)
  • désignation de biens
  • désignation de documents
  • désignation de renseignements
semi-active record; semi-active document document semi-actif (n.m.)
sensitive document; sensitive record document de nature délicate (n.m.)
series série (n.f.)
series of files série de dossiers (n.f.)
shared folder dossier partagé (n.m.)
SN; scope note

A note specifying the meaning of a preferred term or defining its usage limitations for the purpose of indexing.

note d’application (n.f.)

Note qui précise le sens d’un descripteur ou les limites de son emploi aux fins d’indexation.

Source

NOTE A Dublin Core element.

Source (n.f.)

NOTA Élément du Dublin Core.

Standard for Electronic Documents and Records Management Solutions

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

standard metadata element élément de métadonnées normalisé (n.m.)
Standard on Email Management

NOTE Treasury Board of Canada Secretariat.

Norme sur la gestion du courriel (n.f.)

NOTA Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

strategic value valeur stratégique (n.f.)
structured record; structured document document structuré (n.m.)
structured value valeur structurée (n.f.)
subfolder sous-dossier (n.m.)
sub-fonds sous-fonds (n.m.)
Subject

NOTE A Dublin Core element.

Sujet (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

subject file classification
  • subject file classification plan
  • subject file classification system
classification de dossiers par sujet (n.f.)
  • plan de classification de dossiers par sujet
  • système de classification de dossiers par sujet
subject heading vedette-matière (n.f.)
sub-series sous-série (n.f.)
supplied title

A title established by the cataloguer for an item that has no title on the chief source of information.

NOTE It may be taken from elsewhere in the item itself or from a reference source, or it may be composed by the cataloguer.

titre restitué (n.m.)

Titre d’un document établi par le catalogueur lorsque la source principale d’information de ce document ne comporte pas de titre.

NOTA Il peut être puisé ailleurs dans le document lui-même ou dans un ouvrage de référence, ou il peut être rédigé par le catalogueur.

surplus publication; publication declared surplus

Any publication, under the control of a government institution, that is no longer required to support the mandate, functions and activities of that institution.

publication excédentaire (n.f.); publication en surplus (n.f.)

Toute publication, sous le contrôle d’une institution gouvernementale, qui n’est plus nécessaire aux fins du mandat, des fonctions et des activités de cette institution.

surplus published material documents publiés excédentaires (n.m.plur.)
system of numbering; numbering system système de numérotation (n.m.)
system of numbering, topic identification and control système de numérotation, d’indication des sujets et de contrôle (n.m.)
system of topic identification; topic identification system système d’indication des sujets (n.m.)

- glossary – letter T

Glossary of terms - Letter T
English French
table of contents table des matières (n.f.)
taxonomy

Classification according to a predetermined system.

taxonomie (n.f.); taxinomie (n.f.)

Classification selon un système prédéterminé.

technology-dependent record; technology-dependent document document dépendant d’une technologie (n.m.)
temporary file fichier temporaire (n.m.)
textual record; textual document document textuel (n.m.)
thematic guide guide thématique (n.m.)
thesaurus thésaurus (n.m.)
Title

NOTE A Dublin Core element.

Titre (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

topic identification system; system of topic identification système d’indication des sujets (n.m.)
Top Secret

NOTE A security marking that corresponds to one of the three classification levels.

Très secret

NOTA Cote de sécurité qui correspond à l’un des trois niveaux de classification.

transfer (n.)

NOTE Of documents.

transfert (n.m.)

NOTA De documents.

transitory document; transitory record

A record that is required only for a limited time to ensure the completion of a routine action or the preparation of a subsequent record.

document éphémère (n.m.)

Document dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d’achever des mesures courantes ou de rédiger d’autres documents.

transitory email courriel éphémère (n.m.)
transitory information resource ressource documentaire éphèmère (n.f.)
transitory record; transitory document

A record that is required only for a limited time to ensure the completion of a routine action or the preparation of a subsequent record.

document éphémère (n.m.)

Document dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d’achever des mesures courantes ou de rédiger d’autres documents.

transmittal letter lettre d’accompagnement (n.f.)
Type

NOTE A Dublin Core element.

Type (n.m.)

NOTA Élément du Dublin Core.

- glossary – letter U

Glossary of terms - Letter U
English French
unclassified document; unclassified record; non-classified document; non-classified record document non classifié (n.m.)
uncontrolled vocabulary vocabulaire libre (n.m.)
union catalogue catalogue collectif (n.m.)
unpublished material documents non publiés (n.m.plur.)
unstructured record; unstructured document document non structuré (n.m.)

- glossary – letter V

Glossary of terms - Letter V
English French
value domain

A set of permissible values for metadata elements.

NOTE Value domains include controlled vocabularies, taxonomies, ontologies and thesauri.

domaine de valeurs (n.m.)

Ensemble des valeurs pour les éléments de métadonnées.

NOTA Exemples de domaines de valeurs : vocabulaires contrôlés, taxonomies, ontologies et thésaurus.

variant term; VT

An equivalent for the preferred term.

variante lexicale (n.f.)

Terme équivalent au descripteur.

virtual library bibliothèque virtuelle (n.f.)
vital document; essential record; vital record; essential document document essentiel (n.m.)
volume (n.) volume (n.m.)
VT; variant term

An equivalent for the preferred term.

variante lexicale (n.f.)

Terme équivalent au descripteur.

- glossary – letter W

Glossary of terms - Letter W
English French
web catalogue catalogue Web (n.m.)
web content contenu Web (n.m.)
web resource ressource Web (n.f.)
weeding élagage (n.m.); émondage (n.m.)
wiped record; wiped document document écrasé (n.m.)
working file dossier de travail (n.m.)
written report rapport écrit (n.m.)

Bibliography

The Web addresses below are provided as references and not as endorsements. Over time, they may no longer work due to changes and updates to their websites.

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