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Communication claire : Responsabilités des rédacteurs, réviseurs et décideurs

(Un sujet semblable est traité en anglais dans l’article CLEAR COMMUNICATION: RESPONSIBILITIES OF WRITERS, EDITORS AND DECISION MAKERS.)

Rédacteurs, réviseurs et décideurs ont un but commun : réaliser un produit de communication clair et efficace.

Avant de commencer à rédiger ou à revoir un texte, les rédacteurs, réviseurs et décideurs doivent connaître :

  • leurs responsabilités dans le processus de rédaction;
  • l’objectif de communication;
  • le public cible et ses besoins;
  • les règles de grammaire et les techniques de rédaction;
  • les principes de la communication claire et efficace.

Voici les responsabilités de ces trois groupes :

Rédacteurs

Les rédacteurs ont la responsabilité de concevoir des textes clairs et efficaces. Pour ce faire, ils doivent :

  • Bien connaître les étapes du processus de rédaction :

    1. Analyse : analyser le public; déterminer l’objectif de communication; se documenter sur le sujet;
    2. Plan : établir un plan en organisant l’information de manière logique;
    3. Rédaction et révision : rédiger le texte selon les principes de la communication claire et efficace; relire et réviser le texte;
    4. Évaluation : évaluer la compréhension du texte par le public cible.
  • Élaborer un profil du public cible (âge, scolarité, profession, culture, etc.).
  • Avant de commencer à rédiger, s’entendre sur le message à transmettre avec les autres intervenants dans le processus de rédaction.
  • Se mettre dans la peau des lecteurs en tenant compte de leurs capacités de lecture, de leurs intérêts et de leurs connaissances.
  • Se montrer ouvert aux commentaires des réviseurs et des décideurs.

Réviseurs

Le groupe des réviseurs comprend deux types d’intervenants :

  1. les spécialistes du domaine, les gestionnaires du projet et les partenaires, qui commentent le texte;
  2. les réviseurs linguistiques, qui s’assurent de la qualité de la langue.

Pour mener leur tâche à bien, les membres de ce groupe doivent :

  • Tenir compte des besoins du lecteur tout en gardant à l’esprit ceux de l’organisation.
  • Faire une relecture critique du texte pour s’assurer qu’il respecte les principes de la communication claire et efficace.
  • N’apporter que les changements nécessaires qui améliorent la qualité du texte; limiter le nombre de changements d’ordre stylistique ou découlant de préférences personnelles.
  • Discuter des changements qu’ils proposent d’apporter au texte avec les rédacteurs.

Décideurs

Le groupe des décideurs comprend la personne qui commande le produit de communication et les membres de la direction. Les membres de ce groupe ont la responsabilité de s’assurer que le produit de communication est clair et efficace et que l’objectif visé sera atteint. Pour ce faire, ils doivent :

  • Fournir un mandat clair aux rédacteurs et aux réviseurs avant le début du projet. Les décideurs doivent discuter avec eux du message à transmettre, du public cible, du type de document, des échéanciers, etc.
  • N’apporter que les changements nécessaires qui améliorent la qualité du texte; limiter le nombre de changements d’ordre stylistique ou découlant de préférences personnelles.
  • Fournir aux rédacteurs et aux réviseurs les raisons des changements qu’ils font apporter au texte.