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écriture inclusive : correspondance (Recommandation linguistique du Bureau de la traduction)

[Ce contenu est présenté en anglais dans l’article GENDER-INCLUSIVE WRITING: CORRESPONDENCE (LINGUISTIC RECOMMENDATION FROM THE TRANSLATION BUREAU).]

Contexte

L’écriture inclusive, qui consiste à éviter autant que possible les mots qui marquent le genre, est de plus en plus courante dans la correspondance. Il peut être utile, et même essentiel, d’y avoir recours quand on s’adresse :

  • à une ou des personnes dont on ignore le genre;
  • à une ou des personnes non binaires (c’est-à-dire qui ne s’identifient pas au genre masculin ou au genre féminin);
  • à un groupe de personnes diversifié (pour que chaque membre se sente inclus).

Dans tous ces cas, le Bureau de la traduction recommande d’éliminer autant que possible les marques du genre dans la correspondance et propose les règles d’écriture inclusive (aussi appelée rédaction épicène ou rédaction neutre) décrites ci-dessous.

Écrire de façon inclusive dans la correspondance en français

Adresse du destinataire

Dans la vedette (nom et adresse figurant en première page de la lettre) et sur l’enveloppe, on écrit le prénom et le nom du destinataire sans ajouter de titre de civilité (Monsieur, Madame, etc.) ni de titre de fonction.

Dans la vedette :

On écrira : On évitera :

Claude Trépanier
Société arboricole
1, chemin des Érables
Gatineau (Québec)  J8V 1C1

Madame Claude Trépanier
Présidente
Société arboricole
1, chemin des Érables
Gatineau (Québec)  J8V 1C1

Sur l’enveloppe :

On écrira : On évitera :

CLAUDE TRÉPANIER
1 CHEMIN DES ÉRABLES
GATINEAU QC  J8V 1C1

MADAME CLAUDE TRÉPANIER
1 CHEMIN DES ÉRABLES
GATINEAU QC  J8V 1C1

Remarque : Sur l’enveloppe, on écrira l’adresse selon la directive établie par Postes Canada.

Formule d’appel

Les formules d’appel traditionnelles sont « Monsieur », « Madame » et « Madame, Monsieur ». Pour inclure tous les genres, dans les lettres comme dans les courriels, il est conseillé d’employer « Bonjour » suivi d’une virgule plutôt que les formules traditionnelles.

On écrira : On évitera :

Bonjour,

Nous sommes heureux de vous annoncer que…

Madame, Monsieur,

Nous sommes heureux de vous annoncer que…

Dans une lettre ou un message qui ne comprend pas de vedette (nom et adresse figurant en première page de la lettre) ou que l’on souhaite personnaliser, on utilisera le prénom et le nom du destinataire comme formule d’appel.

On écrira : On évitera :

Alphonse Bernard,

Pour donner suite à votre appel…

Monsieur,

Pour donner suite à votre appel…

Marie Lafontaine,

J’ai le grand plaisir de vous inviter…

Madame,

J’ai le grand plaisir de vous inviter…

Corps de la lettre ou du courriel

Pour écrire de façon inclusive, il faut éviter le plus possible les mots qui marquent le genre ou qui donnent l’impression que l’on favorise un genre. Dans ce but, on suivra les principes ci-dessous, qui caractérisent l’écriture inclusive (aussi appelée rédaction épicène ou rédaction neutre) :

Utiliser des noms collectifs

Utiliser des noms qui désignent un ensemble de personnes sans préciser s’il s’agit d’hommes, de femmes ou de personnes non binaires. Par exemple :

  • clientèle (plutôt que : clients et clientes)

Utiliser des noms, des adjectifs et des pronoms neutres

Utiliser des noms, des adjectifs et des pronoms qui ne changent pas selon le genre. Par exemple :

  • spécialiste (plutôt que : expert ou experte)
  • apte (plutôt que : qualifié ou qualifiée)
  • quiconque (plutôt que : les hommes et les femmes qui…)

Éviter les tournures désignant des personnes

Utiliser des noms qui désignent une action, un processus, un résultat, etc., plutôt que des personnes. Par exemple :

  • les résultats du sondage révèlent que l’outil est facile à utiliser (plutôt que : les répondants et les répondantes ont indiqué que l’outil est facile à utiliser)

Éviter les noms genrés

Quand le contexte est assez clair, éviter les mots qui portent la marque du genre. Par exemple :

  • la plupart (plutôt que : la plupart des participants et participantes)

Passer de la voix passive à la voix active

Remplacer la voix passive par la voix active pour ne pas avoir à employer le masculin ou le féminin. Par exemple :

  • Nous vous prions de passer par le côté (plutôt que : vous êtes priés et priées de passer par le côté)

La voix active est expliquée en détail dans l’article COMMUNICATION CLAIRE : PRIVILÉGIEZ LA VOIX ACTIVE.

Formule de salutation

Les formules de salutation possibles sont nombreuses, mais elles contiennent souvent des mots qui indiquent le genre. Il est recommandé de retirer le titre de civilité (Monsieur, Madame, etc.) des formules de salutation.

On écrira : On évitera :

Veuillez agréer mes meilleures salutations.

Veuillez agréer, Monsieur, mes meilleures salutations.

Je vous prie de recevoir l’expression de mes sentiments dévoués.

Je vous prie de recevoir, Madame, l’expression de mes sentiments dévoués.

Si l’on a utilisé le prénom et le nom du destinataire comme formule d’appel, on pourra les reproduire ou non dans la formule de salutation.

On écrira : On évitera :

Recevez, Alphonse Bernard, l’expression de mes sentiments très cordiaux.

Recevez, Monsieur, l’expression de mes sentiments très cordiaux.

Je vous prie d’agréer, Marie Lafontaine, l’assurance de ma haute considération.

Je vous prie d’agréer, Madame, l’assurance de ma haute considération.

Écrire de façon inclusive dans la correspondance en anglais

Adresse du destinataire en anglais

Dans la vedette (nom et adresse figurant en première page de la lettre) et sur l’enveloppe, il faut omettre le titre de civilité (Mr., Mrs., Ms.). On écrira plutôt le ou les prénoms (ou initiales) et le nom du destinataire, suivis de l’adresse.

Dans la vedette :

On écrira : On évitera :

Justine Teresa Ames (ou J. T. Ames)
515 Concord Court
Gardenton, NS  B2X 9F6

Ms. Justine Teresa Ames
515 Concord Court
Gardenton, NS  B2X 9F6

Sur l’enveloppe :

On écrira : On évitera :

JUSTINE TERESA AMES
515 CONCORD COURT
GARDENTON NS  B2X 9F6

MS JUSTINE TERESA AMES
515 CONCORD COURT
GARDENTON NS  B2X 9F6

Remarque : Sur l’enveloppe, on écrira l’adresse en anglais selon la directive établie par Postes Canada.

Formule d’appel en anglais

Pour un destinataire en particulier

Quand on écrit une lettre ou un courriel à une personne en particulier, il est conseillé d’omettre le titre de civilité dans l’appel. On écrira plutôt « Dear » suivi du ou des prénoms (ou initiales), du nom et d’un deux-points.

On écrira : On évitera :

Dear P. T. Smith:

We are happy to inform you that…

Dear Mr. Smith:

We are happy to inform you that…

Dear Amrita Kumar:

We have received your request…

Dear Ms. Kumar:

We have received your request…

Pour un destinataire inconnu ou dans une lettre type

Dans une lettre ou un courriel qui s’adresse à un destinataire inconnu, ou encore dans une lettre type, il faut employer une formule d’appel générique suivie d’un deux-points.

On écrira : On évitera :

Dear Colleague:

Dear Sir or Madam:

Dear Homeowner:

Dear Sir:

Dear Taxpayer:

Dear Madam or Sir:

Dear Customer Service Manager:

Dear Madam:

Remarque : Le ou les noms qui suivent « Dear » prennent aussi la majuscule initiale.

Dans un courriel, on peut remplacer les formules ci-dessus par le mot Hello suivi d’une virgule.

Corps de la lettre ou du courriel en anglais

Pour écrire de façon inclusive, il faut employer le plus souvent possible des mots neutres. Dans le corps de la lettre ou du courriel, il est recommandé de suivre les principes d’écriture inclusive ci-dessous :

Utiliser des noms neutres

Utiliser des noms neutres, c’est-à-dire qui n’indiquent pas le genre. Par exemple :

  • spouse (plutôt que : husband ou wife)
  • person (plutôt que : man ou woman)

Plus particulièrement, on évitera les noms formés à partir du mot « man » ou qui ont une terminaison féminine. Par exemple :

  • police officer (plutôt que : policeman)
  • humanity (plutôt que : mankind)
  • proprietor (plutôt que : proprietress)
  • property owner (plutôt que : landlady)

Utiliser des pronoms inclusifs

Utiliser le pronom de la deuxième personne (you) plutôt que celui de la troisième personne (he; she; he or she). Par exemple :

  • Send your application (plutôt que : The applicant must send his or her application)

Utiliser des noms ou des pronoms au pluriel suivis du pronom « they » ou d’une de ses variantes. Par exemple :

  • Applicants must send their application by December 31 (plutôt que : The applicant must send his or her application by December 31)
  • All of the graduates must wear caps and gowns if they wish to attend the ceremony (plutôt que : Every graduate must wear a cap and a gown if he or she wishes to attend the ceremony)

Éviter l’emploi de pronoms

Remplacer le pronom possessif par un article. Par exemple :

  • Each applicant must send the application (plutôt que : Each applicant must send his or her application)

Répéter le nom. Par exemple :

  • A teacher can provide instruction to students even after the teacher’s official class hours have ended (plutôt que : A teacher can provide instruction to students even after his or her official class hours have ended)

Employer le pronom « they » au singulier

Le pronom pluriel « they » ou l’une de ses variantes est souvent employé, à l’oral et dans les textes informels, pour remplacer un nom générique ou un pronom indéfini au singulier. Par exemple :

  • Every member has paid their dues.
  • I checked with everyone, and they have all finished their work.

L’emploi du pronom « they » au singulier est de plus en plus accepté dans les textes de niveau soutenu. Si aucun des principes décrits plus haut ne convient, employer « they » au singulier pourrait être la seule façon d’écrire inclusivement. Comme cette solution n’est pas encore admise par tous les ouvrages de langue, nous vous recommandons de consulter l’ouvrage qui fait autorité dans votre organisme avant d’y avoir recours. La plupart du temps, il est possible de l’éviter.

Formule de salutation en anglais

En anglais, la formule de salutation est toujours neutre. Elle ne pose donc pas de problème dans l’écriture inclusive. Voici quelques exemples de formules de salutation courantes :

  • Sincerely
  • Sincerely yours
  • Yours truly
  • Cordially
  • Regards
  • Best regards

Remarque : La formule de salutation doit être suivie d’une virgule.

Renseignements complémentaires

Voir le Lexique sur la diversité sexuelle et de genre du Bureau de la traduction pour en savoir plus sur toutes les personnes à qui l’écriture inclusive permet de s’adresser.