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Bonne nouvelle! Nous avons modernisé nos outils d’aide à la rédaction. Le guide du rédacteur et les Clefs du français pratique ont été fusionnés pour créer un nouvel outil appelé Clés de la rédaction.

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8.1.13 Pièces jointes

Lorsqu’on ajoute des documents à la lettre, on l’indique en écrivant Pièce jointe ou Pièces jointes, en abrégé ppoint. jpoint. ou P J, au-dessous de la signature, contre la marge de gauche. Cette mention est suivie du deux-points, à l’exception de ppoint. jpoint. :

  • Pièce jointe : Rapport du comité de régie
  • Pièces jointes : 2
  • PJ : Logo de l’entreprise
  • p. j. Avis linguistique
  • p. j. 3

Par souci d’uniformité dans une même lettre, on utilise soit les mentions au long (Pièce jointe et Copie conforme) soit les abréviations (p. j. ou PJ et c. c. ou CC).

8.2.1 Éléments de la note de service

Au contraire de la lettre, la note de service ne comporte ni formule d’appel ni formule de salutation. On y retrouve cependant les éléments suivants :

  • Le nom du ou des destinataires. La note peut être adressée à une personne en particulier (son nom est alors habituellement suivi de son titre) ou à un groupe de personnes (qui font partie d’une même unité administrative ou de plusieurs unités administratives différentes, ou qui exercent les mêmes fonctions).
  • Le nom du ou des expéditeurs.
  • La date, qui peut figurer en toutes lettres ou sous la forme numérique.
  • L’indication de la cote de sécurité, s’il y a lieu.
  • Les références, s’il y a lieu.
  • L’indication de l’objet, qui résume le but et le contenu de la note.
  • Le texte proprement dit, qui est assujetti aux règles générales de la rédaction administrative.
  • Les diverses mentions, comme les initiales d’identification, les pièces jointes, les copies conformes.
  • La signature manuscrite de l’expéditeur, accompagnée ou non de son titre.